12. plenární zasedání Evropského sboru pro ochranu osobních údajů

9.-10. července proběhlo v Bruselu 12. plenární zasedání Evropského sborupro ochranu osobních údajů (EDPB), na kterém zaznělo mnoho témat.

Představenstvo například přijalo pokyny pro zpracování osobních dat prostřednictvím nahrávacích zařízení, které mají za cíl zajistit konzistní použití GDPR pro tyto případy. Pokyny se týkají jak klasických zařízení tak i inteligentních, které automaticky zpracovávají určité informace (počty, biometrické údaje atd.) Pokyny zpracovávají mimo jiné nakladání s citlivými a biometrickými údaji, vyjímky pro užívání v domácnostech a předávání dat třetím stranám.

Tisková zpráva EDPB (v anglickém jazyce)

Přijaté dokumenty (v anglickém jazyce)

Z vašich dotazů - ustanovení k souhlasu s osobními údaji

Dotaz:

Vzhledem k tomu, že připravujeme program na předfinancování kotlíkových dotací, je nutné mít žádost a následně smlouvu sjednánu s žadateli. V rámci obojího požadujeme souhlas s žadatele se zpracováním osobních údajů,

Mám dotaz, zda lze použít toto ustanovení:

Žadatel souhlasí se zpracováním osobních údajů obsažených v této žádosti ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely zpracování žádosti a realizace smlouvy o zápůjčce. Zároveň si je vědom/a svých práv podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Všechny uvedené údaje jsou přesné a pravdivé a jsou poskytovány dobrovolně.

Nebo se musí užít již jiné včetně GDPR a tedy jakého znění.

Odpověď:

Pokud se získají osobní údaje za účelem uzavření smlouvy, tak je to legální a není potřeba souhlasu. Je určitě vhodné řádně informovat a proto navrhuji uvést např. tento text :

"Informujeme žadatele, že tyto  osobní údaje evidujeme za účelem uzavření smlouvy v souladu s nařízením EU č. 2016/679 a zákona č. 110/2019 Sb. Doba uložení osobních údajů je do uzavření řádné smlouvy a dál podléhají řádným skartačním lhůtám dle zákona 499/2004 Sb. a vyhlášky 645/2004 Sb. Obec XY z pozice správce osobních údajů prohlašuje, že tyto osobní údaje použije pouze pro tento účel a nepředává je jiným třetím stranám. Více informací na http://www.XY.cz . Žadatel svým podpisem prohlašuje, že uvedené informace jsou pravdivé."

Z vašich dotazů - vyvěšování veřejné vyhlášky na úřední desku

Dotaz:

Řeším otázku vyvěšování veřejné vyhlášky na úřední desku. Je potřeba u veřejné vyhlášky, kterou děláme podle správního řádu, stavebního zákona, začerňovat osobní údaje? (datum narození, adresy) Co jsem se ptal na jiných ORP, tak to nedělají, ale nevím, jaký názor máte jako odborník na GDPR Vy.

Odpověď:

Je správné uvádět nezbytné osobní údaje (např. v rozsahu titul, jméno, příjmení, adresa). V případě "OZNÁMENÍ ZAHÁJENÍ SPOLEČNÉHO ÚZEMNÍ A STAVEBNÍHO ŘÍZENÍ A POZVÁNÍ K VEŘEJNÉMU ÚSTNÍMU JEDNÁNÍ" ve formě veřejné vyhlášky je podle zákona 183/2006 § 87odst2. psáno " Informace obsahuje údaje o žadateli, ..." z čehož to jasně vyplývá. Čili není potřeba anonymizovat, doporučuji ale hlídat lhůtu pro zveřejnění - jsou časté námitky.

Z vašich dotazů - zvukový záznam z jednání rady města

Dotaz:

Kontrolní výbor požaduje pro potřeby provedení kontroly, kterou mu zadalo zastupitelstvo města, zvukový záznam z jednání rady města. Zvukový záznam pořizuje zapisovatelka pro potřeby co největší autenticity zápisu, dále s ním nepracujeme ani nearchivujeme. Vzhledem k tomu, že jednání rady je neveřejné, ptám se, jaký je váš názor na poskytnutí  zvukového záznamu?

Odpověď:

Ze své činnosti se kontrolní výbor zodpovídá pouze zastupitelstvu obce, kterému také předkládá svá stanoviska a návrhy. Je to logický vztah mezi zřizovatelem výboru a jeho iniciativním orgánem. Zákon zmiňuje výbory nikoliv jako orgány obce, ale jako orgány zastupitelstva obce, které je zřizuje. Proto bychom měli vnímat, že toto oprávnění se vztahuje k zastupitelstvu obce, radě obce, starostovi, obecnímu úřadu, ale výbor je odvozen od zastupitelstva. Pokud ale zastupitelstvo obce uloží výboru, aby se návrhem, připomínkou a podnětem občana zabýval, měl by je projednat na svém jednání a příslušný návrh, respektive stanovisko k dotčené věci předložit zastupitelstvu obce. Výše zmíněné oprávněné osoby však mají právo nahlížet do usnesení výborů zastupitelstva obce a pořizovat si z nich výpisy. Od vedení města se předpokládá součinnost při provádění této kontrolní činnosti. V každém případě je kontrolní výbor ( každý člen) řádně informován o povinnosti zachovávat mlčenlivost (nejen osobní údaje, ale i všechny informace) a výstupem z této činnosti je doporučení pro zastupitelstvo, které má být prosté nadbytečných osobních údajů.

Závěrem k vašemu dotazu : Ano, pro účel kontroly správnosti provedených zápisů je vhodné poskytnout kontrolnímu výboru i zvukový záznam z jednání rady, což je prvotní dokumentace k provedení zápisu. Pro tento účel není rozdílu mezi písemným, audio či video materiálem. Rozhodování výborů je vždy kolektivní (často hlasování) a nejčastěji se objevují pochybnosti o správnosti interpretace hlasování do zápisu výboru. Kontrolní výbor tak činí na podnět zastupitelstva, které jej tímto úkolem pověřilo. Upozorňuji na povinnost mlčenlivosti o všech informacích, ke kterým se v rámci kontroly členové výborů dostanou.

A ještě připomenutí na závěr: Máte-li jakékoli dotazy týkající se ochrany osobních údajů, určitě nám je pošlete. Pomůžete tím nejen sami sobě, ale i dalším kolegyním a kolegům, neboť odpovědi zveřejňujeme a jsou tak k dispozici všem předplatitelům našich služeb.

Poznámka: Tento materiál je informačním produktem. Za jakékoli použití informací z tohoto materiálu  nenese autor žádnou odpovědnost. Tyto informace jsou pouze doporučením a vyjádřením názoru k této tématice. Nepřísluší nám autoritativně vykládat právní předpisy. Jediným, kdo tak může učinit v jednotlivých příkladech je soud při řešení konkrétního případu. V textu mohou být použity odkazy či parafrázovány citace z judikatur, odborných článků, prací, knih apod. třetích osob, které jsou veřejně dostupné.​​