Jak na to? Rozdělte si úřad na dva úseky (použilli jsme "ajťáckou terminologii" :). Úsek pro komunikaci s občanem
(front-office) a část pro vnitřní procesy (back-office). 

Pro front-office jsme se zaměřili především na online interakci s občany a právnickými osobami. Zavádíme do úřadů automatizované procesy a interaktivní návody s využitím moderních technologií. Jednou z nich je využití informačního systému "Chytrý úřad". Pro automatizaci procesů a ke komunikaci s Vašimi občany použijeme technologii umělé inteligence RPA , Chatbota a Voicebot. Tyto tři bratři Vám zajistí kvalitní automatizaci a posune Váš úřad a obec do 21 století.

Roboti ve službách města aneb tři bratři na městském úřadě

„Nač potřebujeme roboty, když přece většina lidí vykonává stejně svou práci mechanicky?“

Tímto rýpnutím už v roce 1927 vyjádřil Boguslaw Wojnar, polský satirik, odvěkou touhu člověka nedělat to, co ho nebaví. Jeho štulec ale provokoval ještě dlouho. Průmysl čekal na prvního robota-podavače do doku 1961, anglický bankéř na svého robotického pomocníka do roku 2016 a český starosta na svého robo-úředníka čeká povětšinou dodnes. Nebo ne? Posledních pár let je naštěstí i na našich úřadech ve znamení intenzivní snahy o automatizaci a my si dnes povíme o nejpoužívanějších „třech bratrech“.

První bratr Adam RPA

je softwarová technologie umožňující vývoj a provozování softwarových robotů. Ti přesně napodobují lidské jednání v interakci s libovolnými digitálními systémy (člověka s myší v ruce). Stejně jako lidé dokážou roboti např. porozumět tomu, co je na obrazovce, procházet jednotlivé aplikace, zapisovat do nich, identifikovat a extrahovat data. Umí ale i víc - třeba napojovat se na nejrůznější systémy napřímo a v nulovém čase - přes tzv. API rozhraní. Softwaroví roboti tak šetří čas strávený rutinní prací nebo dokonce umožňují vykonávat činnosti nové, které by bez pomoci robota vůbec možné nebyly.

Příklady z tuzemska

Třídění dokumentů na podatelně: Tady je robot doslova jako doma. Robot průběžně analyzuje příchozí datové zprávy nebo nascanované dokumenty a dle jejich obsahu (buď pomocí klíčových slov, nebo ještě účinněji - s pomocí AI),  je přepošle na příslušné odbory MÚ či rovnou na konkrétní pracovníky. Když mu někdo takovou poštu „hodí na hlavu“, robot se poučí a příští podobný dokument již pošle správně.

Přestupky: Roboti pomáhají při zpracování předprocesní fáze řízení o přestupcích (v zónách placeného stání, fotky z radarů...). Podle obrazových záznamů dohledají podle RZ provozovatele vozidla, připraví příslušnou výzvu a pohlídají, zda hříšník uhradil včas a ve správné výši.

Konverze dokumentů na digitální originál: Stačí, aby úředník poslal dokument emailem robotovi a ten provede autorizovanou konverzi dokumentu v Czech Pointu za použití svého vlastního certifikátu. Dokumenty, opatřené doložkou, pak odešle emailem zpět zadavateli.

Agenda místních poplatků: Robot průběžně vytváří či kontroluje seznam platebních výměrů, ověří, zda jsou vyměřené poplatky zaplacené a pokud ne, pošle je k dalšímu zpracování ( vymáhání či exekuce apod.).

Předávání pokut celní správě k exekuci: Robot provede všechny automatické úkony za uživatele a to od A po Z. Uživatel získá výstup o provedených úkonech v exelové tabulce (uvedená jména jsou fiktivní). 

Robot ale třeba i pohlídá správné zveřejňování podpor v Registru de minimis, pomáhá s přípravou agendy pro jednání zastupitelstva, zapíše došlé faktury do účetního systému nebo faktury vytváří, sleduje zaplacení správních poplatků. Jen kávu zatím nevaří:-)

RADIM

Chytrá komunikace s občany 24/7
Vstupte do budoucnosti komunikace s naším chatbotem Radimem, který přináší revoluci do každodenního chodu městských úřadů. Automatizujte rutinní dotazy, zrychlete poskytování informací a zvyšte spokojenost občanů – to vše díky modernímu nástroji, který je dostupný 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Výhody Radima pro městské úřady
Nepřetržitá dostupnost: Chatbot odpovídá na dotazy občanů kdykoliv – ve dne i v noci, o víkendech i svátcích.
Úspora času: Automatizuje rutinní dotazy, což uvolní kapacitu vašich zaměstnanců pro důležitější úkoly.
Rychlé odpovědi: Občané získají okamžité odpovědi na své otázky bez čekání.
Přizpůsobení na míru: Chatbot se přizpůsobí potřebám vašeho úřadu a dokáže zodpovědět dotazy na míru, od informací o úředních hodinách až po složitější procesy.
Jednoduché ovládání: Chatbot je intuitivní a snadno použitelný pro občany všech věkových kategorií.
Integrace s dalšími systémy: Chatbot lze propojit s vašimi databázemi, takže poskytuje aktuální a relevantní informace.

FILIP

Neúnavný a chytrý kolega
Asi víte, co znamená "míti Filipa"? Ano, být chytrý a umět si poradit. Představujeme vám interního chatbota, který je navržen tak, aby zefektivnil práci zaměstnanců úřadů, starostům a zastupitelům při vyhledávání a zpracování informací z dokumentů, metodik, zákonů a dalších klíčových materiálů. Tento nástroj využívá vlastní model strojové učení a pokročilé algoritmy pro analýzu a vytěžování dat, což z něj činí neocenitelného pomocníka v každodenní agendě.

Výhody Filipa pro městské úřady
Úspora času: Zaměstnanci nemusí složitě hledat informace v rozsáhlých dokumentech, chatbot je najde během několika sekund.
Zvýšení efektivity: Automatizace rutinních úkolů umožňuje zaměstnancům soustředit se na důležitější činnosti.
Přesnost a aktuálnost: Chatbot pracuje s aktuálními daty a legislativou, čímž minimalizuje riziko chyb.
Jednoduché ovládání: Intuitivní rozhraní umožňuje snadné používání i pro méně technicky zdatné uživatele.
Nepřetržitá dostupnost: Chatbot je k dispozici 24/7, což umožňuje okamžitý přístup k informacím kdykoliv je potřeba.

Praktické využití
Právní oddělení: Rychlé vyhledávání zákonů, judikatury a právních analýz...
Úředníci a tajemníci: Usnadnění práce s metodikami, směrnicemi a postupy...
Personalistika: Přístup k pracovněprávním předpisům a interním směrnicím...
Ekonomický odbor: Vytěžování dat z rozpočtů, smluv nebo faktur...
IT oddělení: Přehled o bezpečnostních směrnicích a technických manuálech...
Starosta a zastupitelé: Rychlý přístup k legislativě a metodikám nebo předchozím zasedáním, příprava na jednání zastupitelstva, podpora při krizových situacích...

RADIM a FILIP

Proč si pořídit chatboty právě od nás?
Odbornost: Naše řešení je navrženo speciálně pro potřeby městských úřadů a veřejné správy.
Flexibilita: Chatbot se přizpůsobí vašim procesům a požadavkům.
Bezpečnost: ISO/IEC 27001/2013 a ISO/IEC 42001/2023 - vysoká míra bezpečnosti, soulad s GDPR a AI Act.
Rychlé nasazení: Implementace je snadná a rychlá, takže můžete začít chatbot využívat během několika dnů.
Podpora a aktualizace: Poskytujeme technickou podporu a pravidelné aktualizace, aby váš chatbot vždy fungoval na 100 %.

Posuňte svůj úřad do 21. století
Chatbot je více než jen nástroj – je to váš nový kolega, který nikdy nezaspí, neunaví se a vždy podá profesionální výkon. Investice do něj znamená nejen úsporu času a financí, ale také spokojenější občany, kteří ocení rychlou a pohodlnou komunikaci s vaším úřadem. Společně vytvoříme řešení, které zefektivní chod vašeho úřadu a zlepší služby pro občany.
Chatbot pro městské úřady – moderní technologie, která dělá rozdíl.

Kolik rutinních úkonů nebo činností musí udělat váš zaměstnanec v průběhu pracovního dne? Kolik to zabere času? A co odpovídání na opakující se otázky občanů po telefonu? Odpověď za tři minuty? Dobrá, vynásobte to počtem zaměstnanců, zvednutých telefonů a počtem dní v roce. Kolik vám vyšlo? Hodně? A teď si představte, že tuto práci umí udělat okamžitě jediný kolega. Voicebot Viktor. A co s ušetřeným časem? Zeptejte se svých lidí :).

Nasazení voicebota Viktora na městský úřad přináší moderní způsob komunikace s občany, který zvyšuje efektivitu úřadu, zlepšuje dostupnost informací a šetří čas zaměstnancům i občanům. Voicebot je automatizovaný hlasový asistent, který dokáže vést přirozené rozhovory, odpovídat na nejčastější dotazy a provádět rutinní úkoly, a to 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Výhody Viktora pro městské úřady
Automatizace rutinních úkolů: Voicebot zvládne obsloužit až 80 % běžných dotazů, což výrazně zefektivní provoz úřadu.
Škálovatelnost: Voicebot zvládne obsloužit neomezený počet hovorů současně, takže občané nemusí čekat na lince.
Flexibilita: Lze jej přizpůsobit specifickým potřebám města a rozšiřovat jeho funkce podle aktuálních požadavků.
Bezchybnost: Voicebot pracuje s aktuálními daty a minimalizuje riziko lidských chyb.
Dostupnost pro všechny: Voicebot je navržen tak, aby byl snadno použitelný i pro méně technicky zdatné občany.

Praktické využití 
Nepřetržitá dostupnost: Voicebot je k dispozici občanům kdykoliv – nejen během úředních hodin, ale i večer, o víkendech a během svátků. Občané tak mohou získat odpovědi na své dotazy nebo vyřídit jednoduché záležitosti bez čekání.
Rychlé a přesné odpovědi: Voicebot poskytuje okamžité a přesné informace na základě databází úřadu. Dokáže odpovídat na časté dotazy (například: Úřední hodiny a kontakty na jednotlivé odbory; Informace o místních poplatcích; Postupy při vyřizování cestovních dokladů nebo občanských průkazů; Přehled o probíhajících projektech a investicích města).
Úspora času zaměstnanců: Voicebot automatizuje rutinní dotazy a úkoly, čímž uvolňuje ruce zaměstnancům úřadu. Ti se mohou věnovat složitějším případům a individuálním konzultacím, zatímco voicebot obsluhuje nejčastější dotazy.
Snížení nákladů: Automatizace komunikace s občany výrazně snižuje provozní náklady. Voicebot zvládne obsloužit stovky hovorů denně bez potřeby dalších zaměstnanců na telefonní lince.
Přirozená a lidská komunikace: Díky pokročilé technologii umělé inteligence (AI) dokáže voicebot vést přirozené a srozumitelné rozhovory. Reaguje na nejasnosti, umí zopakovat otázku nebo ji přeformulovat tak, aby občan lépe porozuměl. Tím minimalizuje pocit "strojové" komunikace.
Propojení s interními systémy: Voicebot lze propojit s informačními systémy městského úřadu, což mu umožňuje poskytovat personalizované informace. 
Transparentnost a dostupnost: Voicebot zvyšuje transparentnost úřadu tím, že občanům poskytuje snadný přístup k informacím o rozhodnutích zastupitelstva, rozpočtu města nebo aktuálních projektech.

Velká moc tří (vlastně čtyř:))
Když propojíte všechny tři (nejlépe všechny čtyři) bratry za sebe (nebo vedle sebe) v procesu, dostáváte mocný nástroj automatizace. Jednou (a ne jedinou) z velkých výhod všech bratrů je jejich nepřetržitý provoz. Všichni fungují 24 hodin, 7 dní v týdnu a provádějí úkony i v době, kdy je obecní úřad uzavřen, včetně víkendů, svátků či dovolených. Pojďme společně se všemi výše uvedenými bratry úřady posunout do 21 století.

Scénáře jsou zkušební (nejsou dokonalé :)). Lze je připravit dle vašich požadavků a procesních postupů. Společně to zvládneme k dokonalosti!

Pro back-office část  "Chytrého úřadu" je vhodné propojit a zabezpečit systémy úřadu. Nechcete přeci, aby úředník jen zapsal do systému nějaké pořadové číslo a vytisknul dokument, který založí do šanonu ve skříni. To přece není E-government. Je přece nutné zabezpečit, aby bylo plně a správně využito všech systémů s jejich automatickým provázáním a nastavením správného procesního řízení. Jedna věc je vybudovat kvalitní ERP , CRM, DRMS nebo například intranet a extranet, kompetenční a další systémy, druhá věc je jejich efektivní a účelné použití. A co propojit vše za pomocí RPA, chatbota a voicebota? Pak teprve můžeme mluvit o rozvíjení eGovernmentu a zároveň stavět nadstavby a nabízet svému okolí kvalitní služby.

Prezentace na setkání tajemníků v Olomouci 2023