Chytrý úřad

Co to je chytrý úřad? To je mít na úřadě chytré, odborně vzdělané lidi a chytré pomůcky pro ně. Nebojte se realizovat novinky, které vám úřad zkvalitní, zefektivní, zrychlí a společně tak vytvoří "chytrý úřad", který bude kvalitní základnou pro chytře fungující město ve všech svých oblastech.


Jak na to? Rozdělte si úřad na dva úseky (použilli jsme "ajťáckou terminologii" :). Úsek pro komunikaci s občanem
(front-office) a část pro vnitřní procesy (back-office). 

Pro front-office jsme se zaměřili především na online interakci s občany a právnickými osobami. Zavádíme do úřadů automatizované procesy a interaktivní návody s využitím moderních technologií. Jednou z nich je využití informačního systému "Chytrý úřad". Pro automatizaci procesů a ke komunikaci s Vašimi občany použijeme technologii umělé inteligence RPA , Chatbota a Voicebot. Tyto tři bratři Vám zajistí kvalitní automatizaci a posune Váš úřad a obec do 21 století.

Roboti ve službách města aneb tři bratři na městském úřadě

„Nač potřebujeme roboty, když přece většina lidí vykonává stejně svou práci mechanicky?“

Tímto rýpnutím už v roce 1927 vyjádřil Boguslaw Wojnar, polský satirik, odvěkou touhu člověka nedělat to, co ho nebaví. Jeho štulec ale provokoval ještě dlouho. Průmysl čekal na prvního robota-podavače do doku 1961, anglický bankéř na svého robotického pomocníka do roku 2016 a český starosta na svého robo-úředníka čeká povětšinou dodnes. Nebo ne? Posledních pár let je naštěstí i na našich úřadech ve znamení intenzivní snahy o automatizaci a my si dnes povíme o nejpoužívanějších „třech bratrech“.

První bratr Adam (nejmladší) RPA (Robotická Procesní Automatizace)

První bratr Adam RPA

je softwarová technologie umožňující vývoj a provozování softwarových robotů. Ti přesně napodobují lidské jednání v interakci s libovolnými digitálními systémy (člověka s myší v ruce). Stejně jako lidé dokážou roboti např. porozumět tomu, co je na obrazovce, procházet jednotlivé aplikace, zapisovat do nich, identifikovat a extrahovat data. Umí ale i víc - třeba napojovat se na nejrůznější systémy napřímo a v nulovém čase - přes tzv. API rozhraní. Softwaroví roboti tak šetří čas strávený rutinní prací nebo dokonce umožňují vykonávat činnosti nové, které by bez pomoci robota vůbec možné nebyly.

Příklady z tuzemska

Třídění dokumentů na podatelně: Tady je robot doslova jako doma. Robot průběžně analyzuje příchozí datové zprávy nebo nascanované dokumenty a dle jejich obsahu (buď pomocí klíčových slov, nebo ještě účinněji - s pomocí AI),  je přepošle na příslušné odbory MÚ či rovnou na konkrétní pracovníky. Když mu někdo takovou poštu „hodí na hlavu“, robot se poučí a příští podobný dokument již pošle správně.

Přestupky: Roboti pomáhají při zpracování předprocesní fáze řízení o přestupcích (v zónách placeného stání, fotky z radarů...). Podle obrazových záznamů dohledají podle RZ provozovatele vozidla, připraví příslušnou výzvu a pohlídají, zda hříšník uhradil včas a ve správné výši.

Konverze dokumentů na digitální originál: Stačí, aby úředník poslal dokument emailem robotovi a ten provede autorizovanou konverzi dokumentu v Czech Pointu za použití svého vlastního certifikátu. Dokumenty, opatřené doložkou, pak odešle emailem zpět zadavateli.

Agenda místních poplatků: Robot průběžně vytváří či kontroluje seznam platebních výměrů, ověří, zda jsou vyměřené poplatky zaplacené a pokud ne, pošle je k dalšímu zpracování ( vymáhání či exekuce apod.).

Předávání pokut celní správě k exekuci: Robot provede všechny automatické úkony za uživatele a to od A po Z. Uživatel získá výstup o provedených úkonech v exelové tabulce (uvedená jména jsou fiktivní). 

 

Robot ale třeba i pohlídá správné zveřejňování podpor v Registru de minimis, pomáhá s přípravou agendy pro jednání zastupitelstva, zapíše došlé faktury do účetního systému nebo faktury vytváří, sleduje zaplacení správních poplatků. Jen kávu zatím nevaří:-)

Druhý bratr - Chatbot Radim a jeho dvojče Filip

RADIM

Chytrá komunikace s občany 24/7
Vstupte do budoucnosti komunikace s naším chatbotem Radimem, který přináší revoluci do každodenního chodu městských úřadů. Automatizujte rutinní dotazy, zrychlete poskytování informací a zvyšte spokojenost občanů – to vše díky modernímu nástroji, který je dostupný 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Výhody Radima pro městské úřady
Nepřetržitá dostupnost:
Chatbot odpovídá na dotazy občanů kdykoliv – ve dne i v noci, o víkendech i svátcích.
Úspora času: Automatizuje rutinní dotazy, což uvolní kapacitu vašich zaměstnanců pro důležitější úkoly.
Rychlé odpovědi: Občané získají okamžité odpovědi na své otázky bez čekání.
Přizpůsobení na míru: Chatbot se přizpůsobí potřebám vašeho úřadu a dokáže zodpovědět dotazy na míru, od informací o úředních hodinách až po složitější procesy.
Jednoduché ovládání: Chatbot je intuitivní a snadno použitelný pro občany všech věkových kategorií.
Integrace s dalšími systémy: Chatbot lze propojit s vašimi databázemi, takže poskytuje aktuální a relevantní informace.

FILIP

Neúnavný a chytrý kolega
Asi víte, co znamená "míti Filipa"? Ano, být chytrý a umět si poradit. Představujeme vám interního chatbota, který je navržen tak, aby zefektivnil práci zaměstnanců úřadů, starostům a zastupitelům při vyhledávání a zpracování informací z dokumentů, metodik, zákonů a dalších klíčových materiálů. Tento nástroj využívá vlastní model strojové učení a pokročilé algoritmy pro analýzu a vytěžování dat, což z něj činí neocenitelného pomocníka v každodenní agendě.

Výhody Filipa pro městské úřady
Úspora času: Zaměstnanci nemusí složitě hledat informace v rozsáhlých dokumentech, chatbot je najde během několika sekund.
Zvýšení efektivity: Automatizace rutinních úkolů umožňuje zaměstnancům soustředit se na důležitější činnosti.
Přesnost a aktuálnost: Chatbot pracuje s aktuálními daty a legislativou, čímž minimalizuje riziko chyb.
Jednoduché ovládání: Intuitivní rozhraní umožňuje snadné používání i pro méně technicky zdatné uživatele.
Nepřetržitá dostupnost: Chatbot je k dispozici 24/7, což umožňuje okamžitý přístup k informacím kdykoliv je potřeba.

Praktické využití
Právní oddělení: Rychlé vyhledávání zákonů, judikatury a právních analýz...
Úředníci a tajemníci: Usnadnění práce s metodikami, směrnicemi a postupy...
Personalistika: Přístup k pracovněprávním předpisům a interním směrnicím...
Ekonomický odbor: Vytěžování dat z rozpočtů, smluv nebo faktur...
IT oddělení: Přehled o bezpečnostních směrnicích a technických manuálech...
Starosta a zastupitelé: Rychlý přístup k legislativě a metodikám nebo předchozím zasedáním, příprava na jednání zastupitelstva, podpora při krizových situacích...

RADIM a FILIP

Proč si pořídit chatboty právě od nás?
Odbornost:
Naše řešení je navrženo speciálně pro potřeby městských úřadů a veřejné správy.
Flexibilita: Chatbot se přizpůsobí vašim procesům a požadavkům.
Bezpečnost: ISO/IEC 27001/2013 a ISO/IEC 42001/2023 - vysoká míra bezpečnosti, soulad s GDPR a AI Act.
Rychlé nasazení: Implementace je snadná a rychlá, takže můžete začít chatbot využívat během několika dnů.
Podpora a aktualizace: Poskytujeme technickou podporu a pravidelné aktualizace, aby váš chatbot vždy fungoval na 100 %.

Posuňte svůj úřad do 21. století
Chatbot je více než jen nástroj – je to váš nový kolega, který nikdy nezaspí, neunaví se a vždy podá profesionální výkon. Investice do něj znamená nejen úsporu času a financí, ale také spokojenější občany, kteří ocení rychlou a pohodlnou komunikaci s vaším úřadem. Společně vytvoříme řešení, které zefektivní chod vašeho úřadu a zlepší služby pro občany.
Chatbot pro městské úřady – moderní technologie, která dělá rozdíl.

Třetí bratr - Voicebot Viktor

Kolik rutinních úkonů nebo činností musí udělat váš zaměstnanec v průběhu pracovního dne? Kolik to zabere času? A co odpovídání na opakující se otázky občanů po telefonu? Odpověď za tři minuty? Dobrá, vynásobte to počtem zaměstnanců, zvednutých telefonů a počtem dní v roce. Kolik vám vyšlo? Hodně? A teď si představte, že tuto práci umí udělat okamžitě jediný kolega. Voicebot Viktor. A co s ušetřeným časem? Zeptejte se svých lidí :).

Nasazení voicebota Viktora na městský úřad přináší moderní způsob komunikace s občany, který zvyšuje efektivitu úřadu, zlepšuje dostupnost informací a šetří čas zaměstnancům i občanům. Voicebot je automatizovaný hlasový asistent, který dokáže vést přirozené rozhovory, odpovídat na nejčastější dotazy a provádět rutinní úkoly, a to 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Výhody Viktora pro městské úřady
Automatizace rutinních úkolů: Voicebot zvládne obsloužit až 80 % běžných dotazů, což výrazně zefektivní provoz úřadu.
Škálovatelnost: Voicebot zvládne obsloužit neomezený počet hovorů současně, takže občané nemusí čekat na lince.
Flexibilita: Lze jej přizpůsobit specifickým potřebám města a rozšiřovat jeho funkce podle aktuálních požadavků.
Bezchybnost: Voicebot pracuje s aktuálními daty a minimalizuje riziko lidských chyb.
Dostupnost pro všechny: Voicebot je navržen tak, aby byl snadno použitelný i pro méně technicky zdatné občany.

Praktické využití 
Nepřetržitá dostupnost: Voicebot je k dispozici občanům kdykoliv – nejen během úředních hodin, ale i večer, o víkendech a během svátků. Občané tak mohou získat odpovědi na své dotazy nebo vyřídit jednoduché záležitosti bez čekání.
Rychlé a přesné odpovědi: Voicebot poskytuje okamžité a přesné informace na základě databází úřadu. Dokáže odpovídat na časté dotazy (například: Úřední hodiny a kontakty na jednotlivé odbory; Informace o místních poplatcích; Postupy při vyřizování cestovních dokladů nebo občanských průkazů; Přehled o probíhajících projektech a investicích města).
Úspora času zaměstnanců: Voicebot automatizuje rutinní dotazy a úkoly, čímž uvolňuje ruce zaměstnancům úřadu. Ti se mohou věnovat složitějším případům a individuálním konzultacím, zatímco voicebot obsluhuje nejčastější dotazy.
Snížení nákladů: Automatizace komunikace s občany výrazně snižuje provozní náklady. Voicebot zvládne obsloužit stovky hovorů denně bez potřeby dalších zaměstnanců na telefonní lince.
Přirozená a lidská komunikace: Díky pokročilé technologii umělé inteligence (AI) dokáže voicebot vést přirozené a srozumitelné rozhovory. Reaguje na nejasnosti, umí zopakovat otázku nebo ji přeformulovat tak, aby občan lépe porozuměl. Tím minimalizuje pocit "strojové" komunikace.
Propojení s interními systémy: Voicebot lze propojit s informačními systémy městského úřadu, což mu umožňuje poskytovat personalizované informace. 
Transparentnost a dostupnost: Voicebot zvyšuje transparentnost úřadu tím, že občanům poskytuje snadný přístup k informacím o rozhodnutích zastupitelstva, rozpočtu města nebo aktuálních projektech.

Velká moc tří (vlastně čtyř:))
Když propojíte všechny tři
(nejlépe všechny čtyři) bratry za sebe (nebo vedle sebe) v procesu, dostáváte mocný nástroj automatizace. Jednou (a ne jedinou) z velkých výhod všech bratrů je jejich nepřetržitý provoz. Všichni fungují 24 hodin, 7 dní v týdnu a provádějí úkony i v době, kdy je obecní úřad uzavřen, včetně víkendů, svátků či dovolených. Pojďme společně se všemi výše uvedenými bratry úřady posunout do 21 století.

Chcete to zkusit VOICEBOTA?
No prosím. Vezměte sluchátko (klidně utržené) a zavolejte:

 

Chytrý úřad - občanské a cestovní doklady, úřední hodiny

910 106 330

Chytrý úřad - přestupky v dopravě

910 106 331

Chytrý úřad - řešení pohledávky (nájmu) po splatnosti

910 106 332

Scénáře jsou zkušební (nejsou dokonalé :)). Lze je připravit dle vašich požadavků a procesních postupů. Společně to zvládneme k dokonalosti!

Pro back-office část  "Chytrého úřadu" je vhodné propojit a zabezpečit systémy úřadu. Nechcete přeci, aby úředník jen zapsal do systému nějaké pořadové číslo a vytisknul dokument, který založí do šanonu ve skříni. To přece není E-government. Je přece nutné zabezpečit, aby bylo plně a správně využito všech systémů s jejich automatickým provázáním a nastavením správného procesního řízení. Jedna věc je vybudovat kvalitní ERP , CRM, DRMS nebo například intranet a extranet, kompetenční a další systémy, druhá věc je jejich efektivní a účelné použití. A co propojit vše za pomocí RPA, chatbota a voicebota? Pak teprve můžeme mluvit o rozvíjení eGovernmentu a zároveň stavět nadstavby a nabízet svému okolí kvalitní služby.

Prezentace na setkání tajemníků v Olomouci 2023


Chytrý úřad - v médiích

Článek Voicebot: Budoucnost komunikace s úřadem
PRO města a obce, číslo 8/23

Článek Voicebot: Inovace ve službách městských úřadů
PRO města a obce, číslo 9/23

Dopolední Radiožurnál - chatbot na stránkách města.
29.8.2023

Chytrý úřad - AI Voicebot pro komunikaci s klienty úřadu
The BEST 2023, str. 91-92.

AI a RPA, vaši noví kolegové na úřadě
PRO města a obce, číslo 3/25

Netradiční využití chatbotů v samosprávě
PRO města a obce, číslo 4/25

Chytrý úřad - AI Voicebot pro komunikaci s klienty úřadu
The BEST 2023, str. 91-92.


Scénáře a procesy pro úřad se i nadále vyvíjí a je možné na vaši žádost vytvořit vlastně jakékoliv a zavést je do vašeho prostředí. Objednejte si konzultaci zdarma a nechte si zpracovat nabídku.

Jsme tu pro vás a jsme jiní než ostatní...