Rozpočet a finance obcí 13. díl: Kontrola hospodaření obce – jak se připravit?

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Hospodaření obce podléhá celé řadě právních, účetních a organizačních pravidel. Aby bylo zajištěno, že obce hospodaří v souladu se zákonem, s péčí řádného hospodáře a ve veřejném zájmu, provádějí nad nimi v zákonných mezích kontrolu orgány veřejné správy, především krajské úřady, poskytovatelé dotací, ale i mnoho dalších státních institucí a v omezeném rozsahu i NKÚ. Ačkoli každá instituce působí v jiné oblasti a mají odlišné kompetence, z praxe vyplývá, že dobře připravená obec s kvalitní evidencí, dokumentací a interními procesy se nemusí žádné kontroly obávat.

Krajský úřad vykonává kontrolu podle zákona č. 420/2004 Sb., o přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků. Přezkum může být buď povinný, pokud jej obec krajskému úřadu smluvně svěří, nebo nahrazen auditorem. Většina obcí stále volí krajský přezkum, který zahrnuje:

• dodržování rozpočtové kázně (čerpání dle rozpočtu a pravidel zákona č. 250/2000 Sb.),
• formální správnost a úplnost účetnictví,
• hospodaření s majetkem,
• nakládání s veřejnými prostředky (včetně dotací a fondů),
• plnění povinností při zadávání veřejných zakázek,
• vnitřní kontrolní systém (zákon č. 320/2001 Sb. a vyhláška č. 416/2004 Sb.).

Přezkum obvykle probíhá ve dvou etapách, průběžný (během roku) a závěrečný (po skončení rozpočtového roku). Závěrečná zpráva krajského úřadu se přikládá k závěrečnému účtu a je podkladem pro usnesení zastupitelstva o schválení hospodaření bez výhrad či s výhradami.

Připravit se na kontrolu znamená především:

• mít v pořádku rozpočtová opatření, důvodové zprávy a zápisy z jednání,
• vést účetnictví v souladu s platnými předpisy (zejména vyhláškou č. 410/2009 Sb.),
• zajistit evidenci a schvalování veřejných zakázek,
• evidovat veškeré právní akty týkající se majetku obce, včetně smluvní dokumentace,
• vést vnitřní směrnice (rozpočtová pravidla, účetní směrnice, kontrolní řád) a evidovat jejich dodržování.

Poskytovatelé dotací kontrolují především dodržování podmínek stanovených ve smlouvě o poskytnutí dotace či rozhodnutí o poskytnutí dotace, účelové čerpání finančních prostředků, plnění harmonogramu projektu a dodržování veškerých legislativních požadavků. Kontrola může probíhat jak formou administrativní, tak i formou kontroly na místě.

Stejně tak Finanční úřady v rámci kontrol oprávněnosti čerpání dotací kontrolují povinnosti stanovené právními předpisy a povinnosti vyplývající z podmínek stanovených poskytovatelem.

Nejvyšší kontrolní úřad (NKÚ) má poněkud odlišné postavení a působnost, kontroluje hospodaření se státními prostředky a penězi z veřejných rozpočtů EU, které obec získala prostřednictvím dotací. Právní základ tvoří zákon č. 166/1993 Sb., o Nejvyšším kontrolním úřadu. NKÚ kontroluje pouze vybrané subjekty a konkrétní programy, jeho kontrola tedy není plošná, ale cílená na základě plánu. Pokud se jedná o hospodaření s dotacemi mohl by NKÚ kontrolu u konkrétní obce provést za předpokladu, že by systémová kontrola hospodaření s těmito prostředky byla zařazena do plánu kontrolní činnosti a příslušná obec by splňovala kritéria pro výběr kontrolovaných osob v dané kontrolní akci. NKÚ pak může kontrolovat plnění podmínek pro poskytnutí a užití účelové dotace.

V případě, že se obec stane předmětem kontroly poskytovatele dotace, finančního úřadu nebo NKÚ, očekává se od ní zejména:

• kompletní předložení podkladů k dotaci – žádost, rozhodnutí, rozpočet, výběrové řízení, fakturace, zprávy o realizaci, publicita, bankovní výpisy atd.,
• možnost prokázat účelnost, hospodárnost a efektivitu vynaložených prostředků,
• zajištění přístupu kontrolorů k informacím v termínech a rozsahu dle protokolu,
• včasné vyjádření k nálezům v kontrolním protokolu a schopnost doložit případné rozpory.

Zvláště v oblasti dotací je důležité, že kontrola může vést k nálezu, že došlo k porušení rozpočtové kázně, což má za následek vrácení prostředků poskytovateli (např. ministerstvu). Proto by měla každá obec, která čerpá významné dotace, pravidelně provádět interní audit projektů, mít vymezeného odpovědného garanta, právně ošetřenou smluvní dokumentaci a schopnost poskytnout časově ucelené a věcně správné podklady.

Všechny kontroly obecně hodnotí nejen samotné účetní výstupy, ale i systémové nastavení hospodaření obce. Tam, kde chybí vnitřní směrnice, není vedená evidence rozhodnutí, neexistují kontrolní mechanismy nebo kde je majetek spravován „osobně a neinstitucionálně“, se zvyšuje riziko nálezů. Naopak obce, které mají jasně nastavené kompetence, interní odpovědnosti, digitální přehledy a průběžné revize, nejenže kontrolami projdou hladce, ale často využívají kontrolu i jako zpětnou vazbu ke zlepšení vlastního řízení.

Proto lze doporučit:

• Provést každý rok interní sebehodnocení (finanční odbor, tajemník, kontrolní výbor),
• Vytvořit kontrolní checklisty pro rozpočet, účetnictví, majetek a zakázky,
• Vést důslednou archivaci dokumentů, nejlépe v elektronické formě,
• Pravidelně aktualizovat vnitřní předpisy a organizační struktury odpovědností,
• Využívat kontrolu jako nástroj prevence, nikoli jako obávané riziko.

Veřejná správa je založena na důvěře. Transparentní a odpovědné řízení, doložené kvalitní kontrolní stopou, je tím nejlepším způsobem, jak si tuto důvěru nejen udržet, ale i rozvíjet.