Rozpočet a finance obcí 10. díl: Rozpočtová digitalizace v praxi – Přechod z Excelu na cloudové systémy

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Zatímco většina obcí v České republice dosud připravuje své rozpočty a výhledy ve formátu MS Excel, rostoucí důraz na transparentnost, vícezdrojové financování, rychlou reakci na změny i automatizaci účetních a provozních procesů nutí samosprávy přehodnotit dosavadní přístupy. Digitalizace rozpočtového řízení, a zejména přechod z klasických tabulek na cloudové, datově propojené systémy, přináší nejen úsporu času a větší přesnost, ale i výrazné zefektivnění interní spolupráce a komunikace s veřejností.

Excel byl desítky let nepostradatelným pomocníkem úředníků, analytiků a účetních. A právem, je flexibilní, dostupný, uživatelsky známý. Nicméně jeho limity jsou dnes zřejmé: neumožňuje snadno verzovat data, neřeší víceuživatelský přístup, postrádá systémovou validaci vstupů, trpí rizikem chyb způsobených přepisem vzorců, a především: není propojen s účetními, majetkovými, investičními ani dokumentovými systémy obce.

Moderní nástroje pro rozpočtové řízení (např. URBIS Budget, IS GINIS, CitySys, Munis Budget, nebo otevřené BI platformy jako Power BI propojené s datovými sklady) nabízejí přímé napojení na účetnictví, databáze smluv, dotační evidenci, majetkovou evidenci a docházkové nebo investiční systémy. Výsledkem je jednotný datový obraz o hospodaření, který nejen zajišťuje vyšší kontrolu nad čerpáním rozpočtu, ale umožňuje v reálném čase modelovat vývoj financí podle různých scénářů.

Klíčovou výhodou cloudových řešení je možnost práce více uživatelů současně, vedoucí odborů, projektoví manažeři nebo kontrolní orgány mohou v reálném čase zadávat a sledovat rozpočtové požadavky, navrhovat přesuny, připomínkovat návrhy a komentovat výstupy. Pracovní verze se neukládají na jednotlivé disky nebo do e-mailových příloh, ale do verzovaných databází s přístupovými právy a auditní stopou. To výrazně posiluje vnitřní kontrolu, omezí duplicity, riziko ztráty dat a usnadní schvalovací procesy.

Dalším přínosem je automatizace rutinních výpočtů, například přepočty mezi rozpočtovými třídami, přehledy investičních záměrů podle zdroje financování, srovnání plánu s realitou nebo agregace dat pro zastupitelstvo. Místo ručního přepisování dat může ekonomický odbor vygenerovat požadované výstupy stiskem jednoho tlačítka, ať už jde o graf vývoje daňových příjmů, přehled provozních výdajů za poslední 3 roky, nebo odhad dopadu navýšení energií.

Velkým impulsem pro přechod na moderní rozpočtové systémy je i požadavek na transparentnost, veřejné rozpočty dnes nejsou jen interním dokumentem, ale také předmětem veřejné kontroly. Cloudové systémy často umožňují automatizované zveřejnění dat do tzv. rozklikávacích rozpočtů, napojení na registry smluv, nebo výstupy pro otevřená data. To nejen snižuje administrativní zátěž, ale posiluje důvěru občanů a zjednodušuje práci s médii, opozicí nebo kontrolními orgány.

Přechod na digitální systém samozřejmě není bez výzev. Vyžaduje jasné zadání, výběr dodavatele, školení personálu a převedení stávajících dat. Je nutné nastavit uživatelské role, úrovně přístupů, definovat procesy schvalování a propojit systém s ostatními databázemi úřadu. Rizikem může být zejména podcenění změnového řízení, tedy nepřipravenost pracovníků na změnu návyků. Proto se doporučuje postupovat po etapách: nejprve spustit cloudovou evidenci návrhů rozpočtu, poté modelaci střednědobého výhledu a teprve následně komplexní rozpočtovou agendu včetně závěrečného účtu.

Vhodným startem bývá pilotní nasazení na vybraném odboru nebo zpracování střednědobého výhledu v nové aplikaci. Tento přístup umožňuje uživatelům seznámit se s prostředím, otestovat funkcionality a připravit podmínky pro celoplošné nasazení. Součástí implementace by měly být i kontrolní mechanismy, které budou hlídat úplnost vstupů, limity rozpočtových položek a schvalovací workflow.

Přechod z Excelu na cloudové rozpočtové systémy není otázkou módy, ale funkční nutnosti. Veřejná správa čelí tlaku na efektivitu, rychlost rozhodování, schopnost reagovat na krize i vysoké nároky na transparentnost a kontrolu. Obec, která modernizuje své rozpočtové nástroje, tím nejen zefektivňuje vlastní chod, ale posiluje svou schopnost plánovat, řídit a odpovídat za svěřené veřejné prostředky, a to je v době rozpočtových výzev důležitější než kdy dřív.