Registr smluv krok za krokem 1. díl: Smysl a význam registru smluv pro veřejný sektor

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Registr smluv, zřízený zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, účinným od 1. července 2016, představuje zásadní pilíř systému transparentního nakládání s veřejnými prostředky. Tento právní nástroj je určen k tomu, aby každá smlouva uzavřená státem, krajem, obcí, jejich příspěvkovými organizacemi, státními podniky, veřejnými vysokými školami a dalšími povinnými subjekty byla nejen evidována, ale především zveřejněna způsobem, který umožní veřejnou kontrolu a dohled nad hospodařením veřejných institucí. Správu registru vykonává Digitální a informační agentura (DIA), která zajišťuje jeho technickou dostupnost a nepřetržitý provoz prostřednictvím portálu smlouvy.gov.cz. Registr je veřejně a bezplatně přístupný všem občanům a institucím, čímž se významně posiluje důvěra veřejnosti v rozhodování a hospodaření orgánů veřejné správy.

Legislativní zakotvení registru smluv přineslo zásadní změnu v právní jistotě smluvních stran. Podle § 6 zákona nabývají smlouvy, na které se vztahuje povinnost uveřejnění, účinnosti nejdříve dnem zveřejnění v registru. Dokud smlouva zveřejněna není, zůstává sice platná, ale není účinná, a tedy z ní nelze plnit. Pokud není smlouva zveřejněna do tří měsíců od uzavření, považuje se podle § 7 za zrušenou od počátku, a to ex lege, bez nutnosti rozhodnutí soudu či jiné autority. Tento mechanismus je zásadní zejména pro města a obce, neboť nezveřejnění může vést k tomu, že složitě připravované veřejné zakázky, často realizované po několikaměsíčních zadávacích řízeních, budou zcela zmařeny.

Zákon je speciální právní úpravou vůči občanskému zákoníku, který jinak umožňuje účinnost smluv již okamžikem přijetí nabídky nebo dohodnutým datem. Zvláštní podmínka účinnosti, tedy zveřejnění, je povinná bez ohledu na vůli smluvních stran. Ty sice mohou sjednat pozdější účinnost, ale nikoliv účinnost dřívější, než je den uveřejnění. V praxi tak často nastávají případy, kdy musí být harmonogram plnění veřejných zakázek a dotací pečlivě sladěn s okamžikem publikace, aby nedocházelo k právním komplikacím nebo porušení rozpočtové kázně.

Správce registru, tedy Digitální a informační agentura, je ze zákona povinna zajistit automatizované a rychlé zveřejňování smluv, zpravidla do patnácti minut od jejich doručení, a vydává elektronicky podepsané potvrzení o uveřejnění. Toto potvrzení, opatřené kvalifikovanou elektronickou pečetí a časovým razítkem dle nařízení eIDAS, poskytuje povinným subjektům důkaz o tom, že jejich smlouva byla zveřejněna. Odpovědnost za obsah smlouvy a její formální náležitosti ale nese výhradně povinný subjekt. Pokud smlouva neobsahuje povinná metadata, která zahrnují zejména identifikaci smluvních stran, vymezení předmětu, cenu nebo hodnotu plnění a datum uzavření, považuje se za nezveřejněnou, i když byla technicky vložena do systému. Taková situace je právně považována za fikci neuveřejnění a může vést k neúčinnosti nebo zrušení smlouvy od počátku.

Praktická zkušenost územních samosprávných celků ukazuje, že hlavní problémy vyplývají z nedostatečně nastavených interních procesů. Podle statistik se až čtyřicet procent případů opožděného zveřejnění vztahuje na obce, které nemají určenu odpovědnou osobu a jejichž interní schvalovací procesy nejsou sladěny s požadavky zákona. To vede nejen k riziku zrušení smluv, ale také k ohrožení čerpání dotací či porušení zákona o zadávání veřejných zakázek. Dalším častým pochybením je použití nesprávného formátu smlouvy. Těmito jsou: Portable Document Format (s textovou vrstvou) – .pdf, Word 97-2003 – .doc, Office Open XML – .docx, Rich Text Format – .rtf, OpenDocument Text – .odt, a Plain Text – .txt. Tyto formáty umožňují snadné vyhledávání a zpracování dat pomocí programových aplikací. Není přípustné zveřejňování naskenovaných obrazů smluv, neboť ty nesplňují podmínky strojové čitelnosti a otevřenosti.

Registr smluv je pro územní samosprávné celky zároveň nástrojem, který přináší významné pozitivní dopady. Veřejná dostupnost smluv posiluje důvěru občanů, umožňuje kontrolu hospodárnosti a kvality uzavřených kontraktů a podporuje transparentnost rozhodovacích procesů. Zveřejnění smluv v registru rovněž nahrazuje duplicitní povinnost jejich uveřejnění podle zákona o zadávání veřejných zakázek, čímž se zjednodušuje administrativa a snižuje riziko chyb. Povinné subjekty, které nastaví jasné procesy, pravidelně školí své pracovníky a využívají standardizované šablony smluv odpovídající technickým a právním požadavkům, mohou minimalizovat rizika sankcí a posílit svou reputaci jako zodpovědných hospodářů.

Registr smluv tedy není pouze zákonnou povinností, ale představuje efektivní nástroj moderního veřejného řízení, který pomáhá samosprávám budovat transparentní a důvěryhodné prostředí. Správně zavedené postupy a kontrolní mechanismy umožňují nejen vyhnout se riziku zrušení smluv a s tím souvisejícím finančním či reputačním ztrátám, ale také aktivně prokázat, že veřejné prostředky jsou využívány odpovědně a hospodárně. Tento článek vytváří teoretický i praktický rámec pro práci s registrem smluv, na nějž navážeme v dalších dílech, kde podrobně rozebereme okruh povinných subjektů, výjimky ze zveřejňování a specifika jednotlivých druhů smluv, včetně problémů, které se nejčastěji vyskytují v praxi měst a obcí a další související témata.