Měsíčník E-Úřad 5/2025
V E-Tajemníkovi jsme si pro vás připravili tento měsíc například článek: Nejčastější chyby při uveřejňování smluv v registru smluv a jak jim předcházet
Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.
Registr smluv jako klíčový nástroj transparentnosti veřejného sektoru funguje v České republice již sedmým rokem. Zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), zavedl povinnost uveřejňovat smlouvy s plněním nad 50 000 Kč bez DPH pro široký okruh subjektů. Praxe ukazuje, že i po letech jeho fungování se povinné subjekty stále dopouštějí řady pochybení, která mohou mít závažné právní následky. Tento článek se zaměřuje na identifikaci nejčastějších chyb a nabízí řešení, jak jim efektivně předcházet.
Absence uveřejnění smlouvy
Nejzávažnějším pochybením je samotné neuveřejnění smlouvy, která uveřejnění dle zákona podléhá. Toto opomenutí může mít fatální následek v podobě absolutní neúčinnosti smlouvy dle § 7 odst. 1 zákona o registru smluv. V praxi se tento nedostatek nejčastěji vyskytuje u smluv uzavíraných na základě objednávky, kdy povinným subjektům uniká, že akceptovaná objednávka představuje dvoustranné právní jednání, které má povahu smlouvy a jako takové podléhá uveřejnění, je-li její hodnota vyšší než 50 000 Kč bez DPH.
Problematická je rovněž oblast dodatků ke smlouvám. I zde platí, že dodatek ke smlouvě, která podléhá uveřejnění, musí být rovněž uveřejněn v registru smluv, a to bez ohledu na hodnotu samotného dodatku. Nesprávná je praxe, kdy povinné subjekty posuzují hodnotu dodatku izolovaně a při nedosažení limitu 50 000 Kč bez DPH jej v registru smluv neuveřejní.
Nedodržení zákonné lhůty pro uveřejnění
Zákon o registru smluv stanoví v § 5 odst. 2 povinnost uveřejnit smlouvu bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření smlouvy. Porušení této lhůty má od 1. července 2017 stejný následek jako neuveřejnění smlouvy vůbec, tedy absolutní neúčinnost právního jednání. Povinné subjekty by proto měly implementovat interní postupy, které zajistí včasné splnění této povinnosti, ideálně s dostatečnou časovou rezervou.
Je třeba připomenout, že v případě smluvních vztahů, kdy je na straně povinných subjektů více smluvních stran, postačí, když povinnost uveřejnění splní alespoň jedna z nich. Proto je vhodné smluvně si vymezit, který subjekt bude za uveřejnění odpovědný, případně nastavit kontrolní mechanismy, které zajistí, že k uveřejnění skutečně došlo.
Nedostatečné či nesprávné vyplnění metadat
Nedílnou součástí řádného uveřejnění smlouvy v registru je vyplnění povinných metadat dle § 5 odst. 5 zákona o registru smluv. Jedná se o identifikaci smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy, cenu, resp. hodnotu předmětu smlouvy a datum uzavření smlouvy. Opakovaně se vyskytují případy, kdy povinné subjekty vyplní metadata nesprávně či neúplně.
Častým pochybením je zejména nesprávné uvedení hodnoty smlouvy, kdy povinné subjekty místo celkové hodnoty za dobu trvání smlouvy uvádějí pouze hodnotu plnění za jednotlivý úkon či jednotku času. U rámcových smluv pak dochází k pochybení, když je namísto maximální hodnoty smlouvy uvedena pouze předpokládaná hodnota plnění či dokonce nulová hodnota s poznámkou „dle objednávek“.
Další problematickou oblastí je datování smlouvy. Je nezbytné rozlišovat mezi datem uzavření smlouvy, které má být uvedeno v metadatech, a datem účinnosti smlouvy, které může být odlišné. Pro určení data uzavření je rozhodující okamžik, kdy došlo k dokonání smluvního konsensu, typicky podpis smlouvy poslední ze smluvních stran.
Nedostatečná anonymizace osobních údajů
Zákon o registru smluv v § 5 odst. 6 stanoví, že se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím. Jedná se zejména o osobní údaje, které v kontextu registru smluv představují jeden z nejčastějších předmětů anonymizace.
V praxi se často setkáváme s nedostatečnou anonymizací, kdy povinné subjekty opomenou znečitelnit některé osobní údaje, například podpisy, čísla bankovních účtů fyzických osob, rodná čísla nebo adresy bydliště. Na druhou stranu se však vyskytují i případy nadbytečné anonymizace, kdy jsou znečitelňovány údaje, které anonymizaci nepodléhají, jako například jména a příjmení zástupců právnických osob jednajících v rámci výkonu funkce či adresy sídel právnických osob.
Pro správnou anonymizaci je klíčové posoudit charakter údajů v kontextu konkrétní smlouvy a přistupovat k anonymizaci selektivně s ohledem na požadavky zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).
Chybějící strojově čitelný formát
Nedostatečná pozornost je věnována požadavku na strojovou čitelnost uveřejňovaných dokumentů dle § 5 odst. 1 zákona o registru smluv. Smlouvy by měly být uveřejňovány primárně v otevřeném a strojově čitelném formátu, typicky jako textový dokument, nikoliv jako prostý scan. Pokud je přesto nutné uveřejnit scan listinné smlouvy, je vhodné jej doplnit dodatečnou konverzí do strojově čitelného formátu.
Nedostatečná kontrola uveřejněných informací
Samostatnou kapitolou je absence následné kontroly uveřejněných informací. Povinné subjekty často po odeslání smlouvy do registru již neověřují, zda byla smlouva skutečně řádně uveřejněna, zda jsou všechna metadata správně vyplněna a zda uveřejněný dokument odpovídá svým obsahem původnímu dokumentu.
Pro zajištění řádného uveřejnění je vhodné provést kontrolu bezprostředně po uveřejnění a v případě zjištění pochybení neprodleně přistoupit k opravě prostřednictvím zaslání opravného záznamu dle § 5 odst. 7 zákona o registru smluv.
Doporučení pro praxi
Za účelem eliminace výše uvedených pochybení lze doporučit následující opatření:
Zavedení vnitřní směrnice upravující proces uveřejňování smluv, která jasně vymezí odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců a stanoví kontrolní mechanismy. Směrnice by měla obsahovat jednoznačnou identifikaci smluv podléhajících uveřejnění, postup pro anonymizaci osobních údajů, pravidla pro vyplňování metadat a kontrolní mechanismy včetně jejich dokumentace.
Pravidelné školení zaměstnanců odpovědných za uveřejňování smluv, které zajistí jejich obeznámenost s aktuální právní úpravou a judikaturou v oblasti registru smluv. Školení by měla být prováděna minimálně jednou ročně a vždy při změně právní úpravy.
Nastavení efektivního workflow, který zajistí, že smlouvy budou uveřejňovány s dostatečným předstihem před uplynutím zákonné lhůty. Ideálně by měla být implementována automatická upozornění, která připomenou blížící se termín pro uveřejnění.
Pravidelný audit již uveřejněných smluv, který umožní identifikovat systémová pochybení a přijmout opatření k jejich odstranění. Audit by měl být prováděn minimálně jednou za čtvrtletí a jeho výstupy by měly být prezentovány vedení organizace.
Zákon o registru smluv nestanoví přímé sankce v podobě pokut za neuveřejnění smlouvy, chybné, neúplné či nesprávné uveřejnění smlouvy a ani sankce za jiná porušení tohoto zákona. Hlavní „sankcí“ je samotná neúčinnost neuveřejněné či nesprávně uveřejněné smlouvy podle § 7 zákona, kdy platí, že není-li smlouva uveřejněna do tří měsíců, je zrušena od počátku.
Za rok 2024 eviduje registr smluv 28.945 smluv, které mohou obsahovat chybu, z celkového počtu 1.040.478 uveřejněných smluv, což představuje 2,8 % rizikových smluv, z nichž mohla při jejich neplatnosti vzniknout nezákonná obohacení.
Závěr
Registr smluv představuje významný nástroj podporující transparentnost veřejné správy a efektivní vynakládání veřejných prostředků. Správná implementace zákonných požadavků v oblasti uveřejňování smluv je proto zcela zásadní nejen z hlediska právní jistoty smluvních stran, ale i z pohledu celospolečenského zájmu na transparentním fungování veřejného sektoru.
Identifikace nejčastějších pochybení a systematické zavedení opatření k jejich předcházení představuje cestu, jak zajistit naplnění smyslu a účelu zákona o registru smluv při současné minimalizaci rizik spojených s porušením zákonných povinností. Pouze důsledným přístupem k plnění povinností v oblasti registru smluv lze dosáhnout kýžené právní jistoty a transparentnosti v oblasti veřejnoprávních smluvních vztahů.
Dále naleznete v E-Ekonomice mimo jiné odpověď na dotaz: Dlužník má uzavřený splátkový kalendář na úhradu pokut. Nyní vstoupil do oddlužení (zatím je ve fázi před rozhodnutím o úpadku). Pokuty nebudeme přihlašovat do insolvenčního řízení, ale co s tím splátkovým kalendářem? Dle § 157 DŘ posečkání pozbývá účinnosti uplynutím dne předcházejícího dni, ve kterém došlo k nabytí účinnosti rozhodnutí o úpadku. Dlužník poslal další splátku, co s tím?
Odpověď:
Mgr. Vlastimil Veselý, MBA, LL.M.
Právní rámec k 1.54.2025
Podle § 157 odst. 2 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád v platném znění, se daňový subjekt stává daňovým dlužníkem se splatným a vymahatelným nedoplatkem teprve ke dni předcházejícímu nabytí právní moci rozhodnutí o úpadku. Do té doby rozhodnutí o posečkání a rozložení její úhrady na splátky zůstává v platnosti. Pokud tedy daňový subjekt je v insolvenci ve fázi zahájení insolvenčního řízení a zaslal další splátku, je vše v pořádku. Z vašeho hlediska je nutné pohlídat na insolvenčním rejstříku rozhodnutí (usnesení) soudu o úpadku a poté jeho nabytí právní moci. Pak předcházející den pozbude rozhodnutí o slpátkách účinnost, což dáte písemně na vědomí daňovému dlužníkovi.
Pohledávku z pokuty nebudeme přihlašovat a pokud by i nadále platil, je možné (podle mého názoru) tyto finanční prostředky přijmout. Mimosmluvní sankce totiž nejsou uspokojovány v žádném insolvenčním řízení a nejsou tudíž zapsány v soupisu insolvenčních pohledávek. Nejedná se tedy o pohledávku, která by se měla v insolvenci řešit a v případě, že by na ni dlužník plnil, pak tak činí dobrovolně a z financí mimo majetkovou podstatu (se kterými může nakládat jak uzná za vhodné). Nejedná se ani o zvýhodňování věřitele, neboť se nejedná o věřitele v insolvenčním řízení.
Nakonec nám do E-Územního plánu dorazil dotaz: Jakým způsobem by měla obec vyčíslit, kolik peněz by měl developer zaplatit za to, že mu změnou územního plánu zhodnotíme pozemky, které jsou aktuálně nestavební?
Odpověď:
Mgr. Vendula Zahumenská, Ph.D.
Právní rámec:
§ 131 odst. 3 písm. e) zákona č. 283/2021 Sb., stavební zákon (dále jen „stavební zákon“)
131 odst. 3 písm. b) stavebního zákona
Obcím spíše nelze doporučit, aby si na základě plánovací smlouvy nechávaly platit za tzv. zhodnocení pozemku, tedy za to, že pozemky, na kterých se zatím nedá stavět, převedou změnou územního plánu do zastavitelné plochy. Stejně tak by obce neměly přijímat peníze nebo jiné plnění za to, že třeba zvýší míru zastavění pozemků nebo dovolí stavět namísto rodinných domů bytovky.
Ačkoliv se z § 131 odst. 3 písm. e) stavebního zákona může zdát, že je uzavření takové plánovací smlouvy poměrně snadné, může se obec zbytečně dostat do řady problémů. Zejména hrozí, že by změna územního plánu, která byla pořízena takto za úplatu, mohla být nezákonná, neboť by se obec mohla snažit obejít názor dotčených orgánů. Mohlo by také dojít k zásahu do práv sousedních vlastníků, protože by se obec nesnažila situaci posoudit nezaujatě. Vedle toho může dojít také k diskriminaci. Je totiž třeba myslet na to, že zaplatit za vhodnou změnou územního plánu by mohli chtít i jiní vlastníci nemovitostí. Vyhoví jim pak obec nebo bude mezi nimi vybírat a smlouvu uzavře jen s někým?
Jednoznačně proto doporučujeme uzavírat plánovací smlouvy pouze s tím, že se stavebník zaváže k vybudování nebo k financování veřejné infrastruktury potřebné pro jeho záměr. Pokud by bylo třeba změnit územní plán, aby mohl být záměr realizován, je to za určitých podmínek možné. Konkrétně by obec mohla uzavřít plánovací smlouvu obsahující tzv. odkládací podmínky. Ve smlouvě by pak bylo ustanovení v tomto smyslu: pokud dojde řádnou cestou ke změně územního plánu, bude investor budovat veřejnou infrastrukturu (případně poskytne finanční plnění podle § 131 odst. 3 písm. b) stavebního zákona) a obec nebude při výstavbě záměru klást překážky.
Ostatní odpovědi na otázky a články z tohoto měsíce pak naleznete v jednotlivých sekcích. Jako vždy nám můžete psát vaše nápady či dotazy na nedved@catania.cz. Přeji vám krásný den!