Digitalizace účetnictví měst a obcí: Cesta k efektivnější správě veřejných financí v kontextu nové legislativy

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Digitalizace účetnictví představuje pro města a obce významný krok vpřed v oblasti správy veřejných financí. Tento proces zahrnuje přechod od tradičních metod k moderním digitálním systémům, které nabízejí řadu výhod jak pro samotné municipality, tak pro občany a kontrolní orgány. V současné době nabývá tento trend na významu zejména v souvislosti s připravovaným novým zákonem o účetnictví.

V současné době se stále více měst a obcí v České republice rozhoduje pro modernizaci stávajících účetních softwarů, které jsou navrženy s ohledem na specifické potřeby veřejné správy. Účetní softwary zajišťují vedení účetnictví v souladu s platnou legislativou, včetně dodržování rozpočtové skladby a dalších požadavků kladených na hospodaření s veřejnými prostředky. Novou výzvou je však digitalizace a celková elektronizace účetnictví, která do budoucna zcela nahradí papírové podklady a dílčí doklady.

Jedním z klíčových přínosů digitalizace účetnictví je výrazné zlepšení přesnosti a rychlosti zpracování finančních dat. Automatizované procesy minimalizují riziko lidské chyby a umožňují okamžitý přístup k aktuálním finančním informacím. To je zvláště důležité při sestavování rozpočtů, sledování čerpání finančních prostředků a přípravě finančních výkazů pro nadřízené orgány.

Připravovaný nový zákon o účetnictví, který by měl vstoupit v platnost v roce 2026, přináší řadu změn, které dále podpoří trend digitalizace. Zákon klade důraz na elektronizaci účetních záznamů a výkaznictví, což bude mít přímý dopad na způsob, jakým města a obce vedou své účetnictví. Očekává se, že nová legislativa stanoví jasnější pravidla pro elektronickou archivaci účetních dokladů a posílí právní jistotu v oblasti digitálního účetnictví.

Digitalizace také přináší větší transparentnost v hospodaření měst a obcí. Moderní systémy umožňují snadné generování podrobných reportů a analýz, které mohou být snadno sdíleny s veřejností nebo kontrolními orgány. Tato otevřenost přispívá k budování důvěry mezi občany a samosprávou a usnadňuje veřejnou kontrolu nakládání s veřejnými prostředky. Nový zákon o účetnictví by měl tyto trendy dále posílit tím, že stanoví standardizované formáty pro elektronické výkaznictví, což umožní snadnější srovnávání a analýzu finančních dat napříč různými municipalitami.

Další významnou výhodou je zefektivnění pracovních procesů na úřadech. Digitální účetní systémy často integrují různé moduly, jako je správa majetku, evidence smluv nebo řízení projektů, což umožňuje komplexní přehled o finančním stavu municipality. Zaměstnanci úřadů tak mohou trávit méně času administrativou a více se soustředit na strategické úkoly a zlepšování služeb pro občany. Nová legislativa by měla tento trend podpořit tím, že poskytne jasnější právní rámec pro integraci různých finančních a účetních procesů v rámci jednoho digitálního „ekosystému“.

Přechod na digitální účetnictví však s sebou nese i určité výzvy. Jednou z nich je nutnost zajistit odpovídající technické vybavení a bezpečnost dat. Města a obce musí investovat do kvalitního hardwaru a softwaru, zajistit pravidelné zálohování dat a implementovat robustní bezpečnostní opatření proti kybernetickým hrozbám. Nový zákon o účetnictví by měl stanovit minimální standardy pro zabezpečení digitálních účetních systémů, což poskytne municipalitám jasnější vodítko při implementaci těchto opatření.

Neméně důležité je také zajištění odpovídajícího školení pro zaměstnance. Přechod na nový systém může být pro některé pracovníky náročný, zejména pokud byli zvyklí na tradiční metody vedení účetnictví. Je proto nezbytné poskytnout jim dostatečnou podporu a vzdělávání, aby mohli plně využít potenciál nových technologií a byli schopni pracovat v souladu s novými legislativními požadavky.

V neposlední řadě je třeba zmínit i legislativní aspekty digitalizace účetnictví. S rostoucím trendem elektronizace veřejné správy se postupně upravuje i právní rámec, který tento proces podporuje. Například zavedení datových schránek nebo elektronické fakturace významně usnadňuje digitalizaci účetních procesů. Nový zákon o účetnictví by měl tyto trendy dále posílit a poskytnout ucelený právní rámec pro digitální účetnictví ve veřejném sektoru.

Digitalizace účetnictví představuje pro města a obce významnou příležitost k modernizaci a zefektivnění správy veřejných financí. Přestože tento proces vyžaduje určité počáteční investice a úsilí, dlouhodobé přínosy v podobě vyšší efektivity, transparentnosti a kvality finančního řízení jednoznačně převažují nad případnými počátečními obtížemi. S připravovaným novým zákonem o účetnictví a postupující digitalizací veřejné správy lze očekávat, že v blízké budoucnosti se digitální účetnictví stane nejen standardem, ale i legislativní povinností pro všechny municipality bez ohledu na jejich velikost.