V některých případech je třeba pořídit fotokopie osobních dokladů subjektu údajů, se kterým se něco řeší. Pokud to situace žádá, není kopie v žádném rozporu s pravidly ochrany osobních údajů. Vždy však platí, že se podobné kopie musí uložit tak, aby k nim neměly přístup neoprávněné osoby. A právě to se příliš nepovedlo jedné pracovnici Odboru azylové a migrační politiky Ministerstva vnitra.

Úřad pro ochranu osobních údajů při kontrole, kterou provedl na základě podnětu, zjistil, že zaměstnankyně odboru pořídila při výslechu svědka kopii jeho občanského průkazu a jeho průkazu o povolení k trvalému pobytu. Obě kopie založila společně s protokolem o svědecké výpovědi do spisů vedených ve věci řízení o vydání zaměstnanecké karty. Bohužel ve dvou případech následně došlo, při seznámení účastníků řízení s obsahem spisů, ke zpřístupnění těchto kopií (a tedy osobních údajů svědka) účastníkům řízení.

Kontroloři současně zjistili, že ministerstvo přijalo a realizovalo dostatečná technicko-organizační opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů. Předmětný incident tedy nevznikl kvůli absenci či nedostatečnosti opatření správce osobních údajů (MV ČR), ale pochybením konkrétní pracovnice, se kterou zaměstnavatel věc dále řešil v rámci pracovněprávního vztahu.