Mnohokrát opakované doporučení zpracovávat pouze nezbytné údaje, vychází z mnoha praktických poznatků. O nutnosti dobře uvážit, jaká data pro poskytování konkrétní služby potřebujeme, se přesvědčila také Městská realitní agentura, s.r.o.

Firma, jejímž jediným vlastníkem je statutární město Havířov, spravuje bytový fond vlastněný městem. Zpracovává proto osobní údaje nájemců těchto bytů. Jak ovšem ukázala kontrola Úřadu pro ochranu osobních údajů, nezvážili odpovědní pracovníci, zda pro zajištění služeb potřebují i takové údaje, jako je rodné číslo nebo číslo občanského průkazu.

Zmíněné údaje nejsou podle ÚOOÚ pro správu bytového fondu nezbytné. Městská realitní agentura, s.r.o. tak podle úřadu porušila pravidla.

Navíc z kontroly vyšlo najevo, že mezi správcovskou firmou (zpracovatelem) a městem (správcem osobních údajů) nebyla uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů. Tento prohřešek však nelze podle ÚOOÚ přičíst jako prohřešek zpracovateli.