Z vašich dotazů: Souhlasy k telefonu a emailu

Otázka:

Musíme mít souhlas podle GDPR, když nabízíme klientům kontaktování telefonicky nebo e-mailem například s agendou místních poplatků nebo vyzvednutí občanského průkazu? Zákon nám takové údaje neuvádí, musíme dělat souhlas?

Odpověď:
JUDr. Jan Šťastný, MPA

Souhlas podle GDPR není nutný. K tomu se vyjadřoval i Úřad na ochranu osobních údajů:

Veřejné úřady v rámci státní správy i samosprávy mohou v souladu s GDPR zpracovávat osobní údaje, pokud je zpracování nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Jedná se o osobní údaje, které jsou nezbytně nutné pro výkon činností, není přitom pravidlem, že by je zákon vždy výslovně stanovil. Je odpovědností veřejného úřadu, jako správce osobních údajů, aby agendu vhodně posoudil a nastavil podmínky a rozsah, v němž bude prováděna, včetně rozsahu osobních údajů. Co se týče kontaktních údajů typu mobilního čísla či emailu, zpravidla slouží tyto údaje k urychlení kontaktu s občanem v rámci vyřizování věci. Pokud veřejné úřady či samospráva umožní občanovi v rámci vyřizování jeho věci spolu s adresou sdělit i další kontaktní údaje, nejde o porušení zásady minimalizace a takové osobní údaje lze zpracovávat pro účely plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci, tj. neaplikuje se souhlas. Neuvedení nepovinných kontaktních údajů (telefonní číslo, email) nesmí být překážkou učinění podání či přístupu občana k orgánu veřejné moci.

Klienta tedy nesmíte k poskytnutí nutit, nicméně v těchto případech je poskytnutí v jeho zájmu - rychlejší informace o možnosti vyzvednout doklady, upozornění na splatnost poplatků apod.

Právní rámec:

Čl. 6 odst. 1 nařízení GDPR, zákonnost zpracování osobních údajů
https://www.uoou.cz/k-obcim-a-statni-sprave/ds-5093/archiv=0&p1=2619

Z vašich dotazů: Kamery v obci

Otázka:

Jedna obyvatelka si nainstalovala kamery, které míří na její dům, ale i na veřejné prostranství, může to tak mít? Sousedé si stěžují, že to máme řešit. Porušuje GDPR? Jak máme postupovat, je to v kompetenci obce?

Odpověď:
JUDr. Jan Šťastný, MPA

Primárně porušuje občanský zákoník. Bez svolení člověka nelze pořizovat zvukový nebo obrazový záznam, paní tedy může kamerou snímat svůj pozemek, nikoli veřejná prostranství a silnici apod. Pořizování záznamů mimo vlastní soukromý pozemek, by se mělo dít pouze v závažných případech a v minimální nezbytné míře, bez rozsáhlých záznamů veřejných komunikací či záběru okolních domů (zvláště oken obydlí, vstupů do domů, bazénů apod.).

Může se dopouštět i přestupku proti občanskému soužití podle zákona o některých přestupcích.

Paní může tento problém vyřešit kamerou přímo na svém pozemku, aniž by snímala veřejnou cestu. Obec může majitelku kamer upozornit na nedodržování pravidel GDPR, ovšem není to její povinností a není to ani v její kompetenci.

Právní rámec:

Čl. 6 odst. 1 nařízení GDPR, zákonnost zpracování osobních údajů

Z vašich dotazů: Osobní údaje v usnesení ze zasedání zastupitelstva nebo jednání rady

Otázka:

Smíme uvést v usnesení osobní údaje osoby, které prodáváme nebo půjčujeme majetek obce?

Odpověď:
JUDr. Jan Šťastný, MPA

Ano, musíte přece identifikovat účastníka a v některých případech dokonce musíte. Rozsah osobních údajů bude dán konkrétním smluvním vztahem. Stává se poměrně často, že například katastrální úřady odmítají zapsat převody nemovitých věcí, kde jsou osobní údaje anonymizovány v registru smluv nebo nejsou uvedeny v usneseních.

Při projednání na zasedání tedy budou uváděny osobní údaje, budou uvedeny v zápisu. Veřejnost má právo znát, komu obce pronajímá nebo prodává svůj majetek a zda s ním nakládá řádně. Proto osobní údaje v určitém rozsahu poskytnete i žadatelům o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., podle tohoto zákona totiž jde o tzv. příjemce veřejných prostředků.

Právní rámec:

Čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení GDPR, zákonnost zpracování osobních údajů

Z vašich dotazů: Osobní údaje žadatelů o pozemky nebo byty ve městě

Otázka:

Jak máme podle GDPR správně postupovat s osobními údaji lidí, kteří chtějí od obce koupit pozemek nebo směnit nebo žádají o byty? Musíme po skončení výběru údaje všech kromě kupujících skartovat nebo je můžeme archivovat?

Odpověď:
JUDr. Jan Šťastný, MPA

To, co popisujete, jsou smluvní vztahy, je zde tedy právní důvod pro nakládání s osobními údaji podle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení, tedy, že zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.

Pro osoby, s nimiž smlouvu neuzavřete, protože jen reagovali například dna záměr obce prodat pozemek nebo byt, ale nebyli vybráni, to zdánlivě vypadá složitější nebo to svádí ke skartaci apod. Ale zaprvé jde o úřední dokumenty a mnoho z nich musíte archivovat a za druhé, tyto osobní údaje jsou řešeny v Občanském zákoníku.

V případě takovýchto zájemců o obecní majetek nebo o pronájmy jde podle občanského zákoníku o tzv. předsmluvní jednání. Občanský zákoník totiž v § 1730 říká, že poskytnou-li si strany při jednání o smlouvě údaje a sdělení, má každá ze stran právo vést o nich záznamy, i když smlouva nebude uzavřena. Musíte ale zabránit zneužití nebo prozrazení.

Zejména města a obce musí evidovat, proč jakou nabídku vybrali, aby jednali s péčí řádného hospodáře. Právní důvod evidence byste tedy dovodili trochu obtížněji i ze zákona o obcích.

Nezapomeňte ale na to, že s údaji nakládáte i podle spisového řádu a neuchováváte je déle než je nutné.

Právní rámec:

čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů

§ 1730 odst. 1 občanského zákoníku: Poskytnou-li si strany při jednání o smlouvě údaje a sdělení, má každá ze stran právo vést o nich záznamy, i když smlouva nebude uzavřena.
odst. 2: Získá-li strana při jednání o smlouvě o druhé straně důvěrný údaj nebo sdělení, dbá, aby nebyly zneužity, nebo aby nedošlo k jejich prozrazení bez zákonného důvodu.

Pseudonymizace osobních údajů: zmírňování rizik při zpracování

Jedno z hlavních pravidel v ochraně dat zní: pokud nepotřebujete osobní údaje, neshromažďujte osobní údaje. Navázat by na to mělo další: pokud skutečně potřebujete osobní údaje, začněte pseudonymizací těchto osobních údajů. Pseudonymizace je totiž základní technikou ke zmírnění rizik ochrany dat. Právní předpisy EU o ochraně osobních údajů definují pseudonymizaci jako zpracování osobních údajů takovým způsobem, že tyto údaje již nelze přiřadit konkrétní osobě bez použití dalších informací.

Pseudonymizace se od anonymizace liší tím, že spočívá v odstranění osobních údajů způsobem, který již nemůže mít vztah k identifikované nebo identifikovatelné osobě. Na rozdíl od anonymizovaných údajů se pseudonymizované údaje kvalifikují jako osobní údaje podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Proto by měl být zachován rozdíl mezi těmito dvěma pojmy.

GDPR ukládá povinnost vymazat nebo anonymizovat osobní údaje, pokud neexistuje žádný zákonný účel pro jejich uchování způsobem, který umožňuje identifikaci jednotlivce. Techniky pseudonymizace však nabízejí technická a organizační opatření ke zmírnění rizik ochrany údajů, když je nutné zpracovávat osobní údaje jednotlivců.

GDPR odkazuje na pseudonymizaci jako na příklad vhodné ochrany údajů za mnoha okolností, jako jsou:

• při posuzování zákonnosti zpracování na základě kompatibilních účelů
• při začleňování ochrany dat již od návrhu do infrastruktury a vývoje IT nástrojů
• opatření k zabezpečení osobních údajů
• pojistka v kodexu chování
• záruka pro činnosti zpracování, ke kterým dochází pro účely archivace ve veřejném zájmu nebo pro účely vědeckého, statistického nebo historického výzkumu.

Zdroj: EDPS

Úřad pro ochranu osobních údajů

Zpracování informací o očkování proti COVID-19

Úřad pro ochranu osobních údajů obdržel podnět v návaznosti na informace, které se objevily v některých médiích ohledně rozhodnutí Ústavního soudu o odmítnutí žádosti o informace o tom, kolik soudců Ústavního soudu a asistentů podstoupilo očkování proti COVID-19.

Celý článek je k dispozici ZDE.

Nejčastější dotazy k udělování souhlasu s cookies prostřednictvím cookie lišty

Úřad pro ochranu osobních údajů dále zveřejnil na svých webových stránkách odpovědi a vyjádření na nejčastější otázky, se kterými se setkává ve své praxi, k aktuálnímu tématu souhlasu s cookies uděleného prostřednictvím tzv. cookie lišty.

Zdroj: ÚOOÚ

A ještě připomenutí na závěr: Máte-li jakékoli dotazy týkající se ochrany osobních údajů, určitě nám je pošlete. Pomůžete tím nejen sami sobě, ale i dalším kolegyním a kolegům, neboť odpovědi zveřejňujeme a jsou tak k dispozici všem předplatitelům našich služeb.

Poznámka: Tento materiál je informačním produktem. Za jakékoli použití informací z tohoto materiálu  nenese autor žádnou odpovědnost. Tyto informace jsou pouze doporučením a vyjádřením názoru k této tématice. Nepřísluší nám autoritativně vykládat právní předpisy. Jediným, kdo tak může učinit v jednotlivých příkladech je soud při řešení konkrétního případu. V textu mohou být použity odkazy či parafrázovány citace z judikatur, odborných článků, prací, knih apod. třetích osob, které jsou veřejně dostupné.​​