V řadě států, jako je Německo, Estonsko, Norsko nebo Švédsko, se už automatizované správní řízení běžně provádí. Nejčastěji se tam automatizuje oblast daní a sociálního zabezpečení. Česko v této oblasti zaspalo a jsou zde i hlasy, "že to nejde".

V České republice právní úprava plně automatizované rozhodování ve správním řízení neumožňuje. Překážku pro zavedení automatizovaného správního řízení představuje zejména § 15 odst. 2 správního řádu, podle kterého platí, že veškeré úkony správního orgánu v řízení provádějí oprávněné úřední osoby. Podobně je stanoveno v § 12 odst. 1 daňového řádu, kde je stanoveno, že správce daně vykonává svou pravomoc prostřednictvím úředních osob.

Automatizované správní nebo daňové řízení může narážet i na několik dalších překážek. Jde například o ochranu osobních údajů, posuzování složitějších skutkových otázek, povinnost rozhodnutí odůvodnit a v neposlední řadě o nutnost správního uvážení (prostor úředníka pro zvážení určitých okolností), které automatizovaný proces nenahradí.

Kdo nechce, hledá důvody - kdo chce, hledá způsoby!

Podle nás jde o administrativní část správního řízení bez vydávání rozhodnutí. Pokud nezavedeme nové technologie do procesů ÚSC, pak zůstáváme ve století páry. Pokrok nezastavíme a musíme se přispůsobit. Jinak by úřední osoby musely zůstat u kalamáře nebo u psacího stroje, popřípadě by nesměly použít ani kalkulačku natož software, protože to není v zákoně? RPA a další vymoženosti zrychlují práci úředníků a za to co vydá úřední osoba zodpovídá svým podpisem, ať to udělal (vytisk nebo odeslal) kdokoliv.

Nicméně je zde i několik judikátů, které se sjednotily na tomto:
"Jakkoliv ustanovení (§ 14/2 správní řád) obecně svěřuje provádění procesních úkonů konkrétním úředním osobám, neznamená to, že by rozhodnutí vydané „neoprávněnou“ úřední osobou bylo rozhodnutím nezákonným, příslušný ke správnímu řízení je správní orgán jako celek. Nedostatek „příslušnosti“ v rámci správního orgánu nezákonnost rozhodnutí nezpůsobuje." Zdroj:https://www.zakonyprolidi.cz/judikat/ksph/46-a-89-2017-28

Pro naše podmínky se však dá automatizovat vše a využití AI k tomu, aby připravila rozhodnutí na základě podkladů, které jí dodáme. Úřední osoba zkontroluje texty a případně doplní o správní uvážení, podepíše a třeba znovu předá k dalšímu vyřizování RPA robotům. Nemusí však jít jen o správní nebo daňové řízení. 

Kde všude je již dnes použita AI v procesech ÚSC? Výčet procesů nikdy nebude úplný. Nebojte se proto říci si o pomoc s tím, co nejvíc pálí právě Vás!

Tak například robot RPA (Robotic Process Automation - neboli automatizace procesů) vám v současné době může zjednodušit například stavební řízení podle nového zákona. Pomůže vám například s nekompatibilitou ISSŘ. RPA robot propojí zatím nefunkční napojení ISSŘ na jednotlivé navazující programy a aplikace tak, aby stavební řízení bylo co možná nejvíce automatizované.

Na finančním odboru může automatizovat například výzvy k zaplacení. Jakmile rozhodnutí nabude právní moci, robot vyčte jméno, adresu, částku a zapíše dokument do spisové služby. Dále ověří v insolvenčním rejstříku, zda povinný není v insolvenci. Pokud ano, notifikuje uživatele a končí zpracování. Pokud ne, ověří, zda povinný disponuje datovou schránkou. Na základě vstupů z rozhodnutí/příkazu robot vytváří dokument a vytvoří report.
Robot například také hlídá v ekonomickém systému, zda byla platba uhrazena, a jakmile se tak stane, vyznačí tuto skutečnost do příslušného informačního systému, případně notifikuje uživatele. Pokud nedojde k uhrazení ve stanovené lhůtě, uvědomí robot uživatele notifikací o neproběhlé úhradě. Robot u místních poplatků kontroluje oprávněnost poplatku (kontrola v Registru obyvatel, kontrola v ekon. systému), dále ověří přeplatky/nedoplatky jednotlivých poplatníků a případně je započte. Následně vystaví Výzvu k uhrazení nedoplatku. Po odeslání robot pohlídá, zda k uhrazení pohledávky došlo ve stanovené lhůtě, případně notifikuje uživatele.
Robot pomůže i při následném vymáhání nedoplatků, kdy zajistí u vybrané skupiny dlužníků automatickou součinnost na VZP, ČSSZ, ÚP, Banky, popřípadě vězeňskou službu, jiné pojišťovny a pod. Robot může(na základě zjištěných součinností) i připravit exekuční příkazy a po odsouhlasení úřední osoby rozeslat na určené adresy (DS nebo vytiskne dokument).

Dalším, také již vyzkoušeným procesem, může být automatizace podatelny. Může se jednat o automatické třídění dokumentů, kdy robot převezme příchozí poštu (datové schránky), pomocí umělé inteligence rozpozná, o jaký druh dokumentu se jedná a odešle ho na příslušný útvar. Robot sbírá zpětnou vazbu a zpětně se učí ze svých chyb – pokud dokument patřil ve skutečnosti jinému útvaru, obdobný již příště zatřídí správně. Nebo se může například jednat o automatickou konverzi dokumentů na elektronický originál. V tomto procesu uživatel odešle dokument, který chce převést na elektronický original, na robotovu
e-mailovou adresu spolu s údajem o datu sepsání. Robot ověří formát dokumentu a následně provede (pomocí vlastního certifikátu) konverzi dokumentu v Czech Pointu. Dokument opatřený doložkou odesílá zpět uživateli.

Ve správních agendách může být robot nasazen jako asistent matrikáře (například Narození/Manželství/Úmrtí). Matrikář vypisuje údaje o události do jediné aplikace (Geovap, Gordic, GSoft…), robot provede veškeré další úkony v Czech Pointu, spisové službě, zajistí komunikaci se Statistickým úřadem, okresními soudy, notáři nebo Cizineckou policií, nebo při zrušení pobytu provede zápis do Czech Pointu 15-tý den po zápisu o zrušeném pobytu do spisové služby. Například v rámci voleb je ideálním procesem automatizace kontroly seznamu voličů a jeho zadávání do Czech Pointu.

Na odboru majetku je možné robota například k přepočítávání inflačních doložek a vytvoření dodatků k nájemným smlouvám nebo hlídání splatnosti nájmu s upozorňování na dlužné částky. Lze jem použít i při automatizace zpracování žádostí o dotace. Robot sbírá údaje k žádosti z internetového formuláře, posoudí bezdlužnost žadatele vůči městu. Data konvertuje do MS Excel a připraví žádost na Radu města a vyplní šablonu smlouvy. Dále kontroluje správnost a včasnost vyúčtování. Další oblastí na odboru majetku může být zveřejňování podpor v Registru de minimis. Automatizované zveřejňování smluv v Registru de minimis včetně kontroly součtu dotací za poslední 3 roky oproti limitu vám zajistí taktéž RPA robot.

Velkým pomocníkem je v odboru dopravy. Robot zautomatizuje odesílání výzev tak, že přidělí podnět konkrétnímu zpracovateli, vytvoří Výzvu, připojí snímky přestupku, ztotožní provozovatele vozidla. Po přijetí výsledku ztotožnění robot odesílá Výzvu datovou schránkou, hybridní či fyzickou poštou. Zvládá i slučování podnětů. Robot projde všechny podněty dopravních přestupků, sloučí všechny týkající se jednoho subjektu.

Na odboru sociální péče může RPA robot napříkla předvyplňovat hodnocení tak, že vyplní základní údaje o klientovi v Úvodním hodnocení, podrobném hodnocení, individuálním plánu. Uživatel později doplňuje již jen vlastní text hodnocení/Plánu.

U odboru životního prostředí může robot v agendovém systému rozdělit nové žádosti jednotlivým pracovníkům, následně je jejich jménem přijme. V průběhu vyřizování notifikuje zpracovatele, případně vedoucího, pokud se blíží lhůta pro zpracování žádosti. U závad robot přijímá hlášení s fotografiemi z aplikace pro hlášení závad. Pomocí AI rozpozná o jaký druh závady se jedná a přidělí ho příslušnému odboru podle stanoveného klíče. Pomůže i u odhalování “černých” studní. Robot z leteckých snímků každý rok identifikuje nově vzniklé studny či vrty, porovnává je se seznamem povolených staveb a v případě, že pro daný pozemek povolení nenalézá, přidá je na seznam potenciálních černých staveb, do kterého může MÚ nahlížet.

To je RPA. Když k tomu přidáte Chatbota a Voicebota, pak máte skutečně úřad pro 21. století (více ZDE).

Nenašli jste zde co vás pálí a zdržuje? Nebojte se říci si o pomoc! Objednejte si konzultaci zdarma a nechte si zpracovat nabídku. Stačí vyplnit formulář níže.