Rozpočet a finance obcí 27. díl: Veřejné zakázky malého rozsahu – Jak nastavit pravidla bez zbytečné byrokracie
Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.
Veřejné zakázky malého rozsahu (VZMR) představují v každodenní praxi samospráv nejčastější formu zadávání veřejných prostředků. I když se na ně nevztahují formální postupy dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), zákon obcím ukládá povinnost dodržet základní zásady, transparentnost, rovné zacházení, přiměřenost a hospodárnost. Právě v nastavení interních pravidel se rozhoduje o tom, zda obec s veřejnými prostředky zachází efektivně, nebo zda se utápí v nadměrné administrativě, nejasných postupech či formálním výběru.
VZMR jsou zpravidla zakázky do 3 mil. Kč bez DPH u dodávek a služeb a do 9 mil. Kč bez DPH u stavebních prací. To je v praxi velká část běžných nákupů a oprav, které město nebo jeho organizace realizují. A právě zde bývá největší prostor pro chyby, nedůslednost nebo i nechtěné porušení zákona.
K čemu slouží interní pravidla?
Smyslem interní směrnice o VZMR není komplikovat život úředníkům nebo zpomalovat proces. Cílem je stanovit jasný, předvídatelný a přiměřený rámec, který zajistí:
- rovný přístup dodavatelů,
- transparentní výběr bez rizika diskriminace nebo zpochybnění,
- hospodaření s veřejnými prostředky,
- a zároveň rychlost a jednoduchost administrace.
Zároveň slouží jako ochrana samotným zadavatelům, pokud dodrží platná pravidla, minimalizují riziko odpovědnosti za porušení rozpočtové kázně, nehospodárnost či nedovolenou podporu.
Jak správně nastavit směrnici pro VZMR
Neexistuje univerzální vzor, každá obec si pravidla přizpůsobuje své velikosti, vnitřní organizaci, objemu zakázek i personálním kapacitám. Nicméně existují osvědčené principy:
- Stanovení limitů a postupů podle výše předpokládané hodnoty
Například:
- Do 200 000 Kč – přímý nákup, bez nutnosti oslovit více dodavatelů, s doložením ceny (např. nabídka, ceník, e-mail).
- Od 200 000 do 1.000 000 Kč – oslovení alespoň 2–3 dodavatelů e-mailem, písemné záznamy.
- Od 1.000 000 do 3 mil. Kč (nebo do 9 mil. Kč u stavebních prací) – minitendr, výzva min. 3–5 subjektům, písemná výběrová komise, hodnocení.
- Nadlimitní zakázky – řízení dle ZZVZ.
Samozřejmě větší a velká města mají limity zpravidla vyšší, ale mají zajištěn i vyšší stupeň kontroly.
- Důraz na přiměřenost a administrativní nenáročnost
Zásadní je, aby proces nebyl sám o sobě nákladnější než zakázka. Např. na výměnu světel za 80 000 Kč není vhodné zřizovat komisi a psát zprávu na pět stran. Základní dokumentace (cenová nabídka, schválení, objednávka) postačuje.
- Uplatnění zásady 3E – efektivnost, účelnost, hospodárnost. Výběr by neměl být formální. Pokud obec opakovaně nakupuje zboží za cenu vyšší než tržní, byť podle směrnice „v pořádku“, jde o nehospodárnost. Doporučuje se pravidelně porovnávat ceny nebo provádět miniaudit vybraných zakázek.
- Vymezení výjimek a odpovědností, např. v haváriích, časové tísni nebo u specifických autorských děl musí být možné výběrové řízení obejít, ale vždy s řádným odůvodněním, schválením a záznamem. Zároveň směrnice musí určit, kdo za výběr odpovídá, kdo schvaluje a kdo archivuje dokumentaci.
- Zveřejňování a elektronizace. I když u VZMR není povinné zveřejňování (kromě zákonné evidence), doporučuje se dobrá praxe otevřenosti, např. zveřejňování výzev nebo výsledků na webu obce, využívání nástrojů jako E-ZAK, Portál zadavatele nebo TenderArena. To zvyšuje důvěru veřejnosti a zájem dodavatelů, čímž se zvyšuje kvalita a snižuje cena.
Role zastupitelstva a rady
Zastupitelstvo obce by mělo směrnici schválit jako obecně závazný metodický dokument. Rada obce pak může v jednotlivých případech schvalovat výběr, navrhovat výjimky nebo poskytovat metodické vedení. Odbory nebo organizace zřizované obcí by měly mít možnost pravidla přiměřeně přebírat a aplikovat na své zakázky.
Veřejné zakázky malého rozsahu jsou každodenním nástrojem výkonu samosprávy. Jejich síla spočívá v jednoduchosti a pružnosti, ale jen za podmínky, že jsou postaveny na dobře nastavených pravidlech, odpovědnosti a zdravém rozumu. Obec, která má jasnou a přehlednou směrnici pro VZMR, získává nejen ochranu před chybami, ale také lepší podmínky, kvalitnější dodavatele a důvěru občanů.