Registr smluv krok za krokem 9. díl: Anonymizace ve smlouvách a její správná aplikace v registru smluv

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Jedním z nejcitlivějších a zároveň nejvíce diskutovaných aspektů zveřejňování smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, je anonymizace údajů, které z právních důvodů nesmí být zpřístupněny veřejnosti. Přestože hlavním cílem registru je zajištění maximální transparentnosti, zákon jasně vymezuje, že určité informace musí být chráněny, aby nedošlo k porušení jiných právních povinností, zejména v oblasti ochrany osobních údajů, obchodního tajemství a utajovaných informací. Správné provedení anonymizace je proto pro obce a města zásadní nejen z hlediska zákonnosti, ale i pro zachování srozumitelnosti a použitelnosti zveřejněných dokumentů.

Podle § 3 odst. 1 zákona se v registru nesmí objevit informace, jejichž zpřístupnění je zakázáno právními předpisy. Patří sem utajované skutečnosti podle zákona o ochraně utajovaných informací, osobní údaje chráněné obecnými předpisy o ochraně osobních údajů, pokud se nejedná o údaje o osobách vykonávajících veřejnou funkci nebo úřední činnost, a dále informace tvořící obchodní tajemství ve smyslu § 504 občanského zákoníku. Ustanovení § 5 odst. 6 pak doplňuje, že z důvodu ochrany obchodního tajemství lze z uveřejnění vyloučit zejména identifikační údaje smluvních stran a cenu nebo hodnotu předmětu plnění, ale pouze za předpokladu, že jde o údaje skutečně splňující zákonné znaky obchodního tajemství a jejich vyloučení je nezbytné.

Anonymizace musí být provedena přímo v elektronickém obrazu textu smlouvy, který je odesílán do registru. Zákon nestanoví konkrétní techniku, ale ukládá povinnost, aby byla anonymizace trvalá, nevratná a nesměla vést k tomu, že se text smlouvy stane nečitelným nebo technicky nezpracovatelným. Z praxe i metodických doporučení Digitální a informační agentury vyplývá, že nejvhodnějším postupem je provádět anonymizaci přímo v textové vrstvě dokumentu (DOCX, ODT), nikoli prostřednictvím grafického začernění v PDF. Grafické zásahy často selhávají při převodu do otevřených formátů a mohou způsobit, že dokument bude odmítnut systémem nebo nebude splňovat požadavky strojové čitelnosti.

Při anonymizaci je nutné rozlišovat mezi údaji, které anonymizaci podléhají, a těmi, které musí zůstat zachovány. Osobní údaje fyzických osob, které nejsou úředníky nebo veřejně činnými osobami, musí být znečitelněny vždy, zatímco údaje o funkcionářích či zaměstnancích veřejné správy, které souvisí s výkonem jejich funkce, je možné ponechat. Obchodní tajemství musí být posuzováno individuálně a nelze za něj považovat všechny smluvní či finanční údaje. Pouhá dohoda smluvních stran o tom, že určitá informace má být utajena, nestačí. Povinný subjekt je vždy odpovědný za to, aby případné vyloučení údajů z uveřejnění bylo obhajitelné a odpovídalo zákonným kritériím.

Nesprávná anonymizace přináší značná rizika. Pokud dojde k odstranění údajů, které anonymizaci nepodléhají, nebo naopak k nezveřejnění chráněných údajů v souladu se zákonem, může být smlouva považována za nezveřejněnou, což má za následek její neúčinnost a potenciálně i zrušení od počátku podle § 7 zákona. Stejně tak může špatně provedená anonymizace vést k postihu ze strany dozorových orgánů v oblasti ochrany osobních údajů či k únikům citlivých dat, což může znamenat finanční sankce i reputační škody pro obec.

Pro praxi obcí a měst je proto klíčové zavést jednotné interní postupy anonymizace, včetně využívání standardizovaných šablon a softwarových nástrojů, které zajišťují trvalé a technicky správné znečitelnění. Doporučuje se také, aby každá anonymizovaná smlouva prošla kontrolou odpovědné osoby, která ověří, že anonymizace je provedena v souladu se zákonem, neohrožuje čitelnost textu a nevede k vadnému zveřejnění. V rámci školení by měli úředníci získat praktické příklady správné a nesprávné anonymizace a osvojit si postupy, jak řešit situace, kdy je anonymizace sporná nebo vyžaduje odborné posouzení.

Správně nastavený proces anonymizace nejenže eliminuje rizika neúčinnosti smluv a sankcí, ale zároveň zajišťuje, že registr smluv bude plnit svůj účel, tedy umožní veřejnou kontrolu hospodaření s veřejnými prostředky, aniž by byla porušena ochrana práv a zájmů chráněných zákonem. Tím se posiluje důvěra veřejnosti a zároveň se chrání úředníci před odpovědností, která by jinak mohla vzniknout v důsledku chyb při zveřejňování smluv.