Registr smluv krok za krokem 4. díl: Formální a technické požadavky pro zveřejňování smluv v registru smluv

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Úspěšné a právně bezvadné zveřejnění smluv v registru smluv vyžaduje nejen dodržení hmotněprávních podmínek, ale také naplnění formálních a technických standardů, které stanovuje zákon č. 340/2015 Sb. a metodiky Digitální a informační agentury (DIA). Nedodržení těchto požadavků může vést k fikci neuveřejnění a tedy i k neúčinnosti smlouvy či jejímu zrušení od počátku podle § 7, a proto je pro úředníky měst a obcí klíčové porozumět všem aspektům správného procesu uveřejnění.

Podle § 5 zákona je uveřejněním smlouvy vložení jejího textového obsahu v otevřeném a strojově čitelném formátu do registru smluv, spolu se souvisejícími metadaty. Vhodnými formáty jsou např. RTF, PDF, TXT a ODT. V rámci registru smluv jsou ještě povolené formáty DOC a DOCX. Zákon rovněž nepovoluje uveřejnění smluv formou naskenovaných obrazů či fotografií, neboť takové soubory nejsou pro strojové zpracování způsobilé.

Součástí povinnosti uveřejnění je i vložení předepsaných metadat podle § 5 odst. 5 zákona. Ta zahrnují identifikaci smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy, cenu nebo hodnotu předmětu plnění a datum uzavření smlouvy. Neuvedení některého z těchto údajů má za následek, že se smlouva považuje za neuveřejněnou, a to bez ohledu na to, zda je technicky zveřejněna. Povinné subjekty proto musí před odesláním smlouvy ověřit úplnost a správnost všech metadat, neboť jejich absence nebo nesprávnost může vést k fatálním důsledkům, včetně zrušení smlouvy a odpovědnosti za vzniklou škodu.

Smlouvy se zasílají výhradně elektronicky prostřednictvím datové schránky do speciální schránky správce registru, tedy Digitální a informační agentury. Pro tento účel je na portálu veřejné správy k dispozici elektronický formulář, který umožňuje vložení textového obsahu i metadat v předepsaném formátu. DIA je povinna smlouvu zveřejnit bezodkladně, obvykle do 15 minut od doručení, a zaslat odesílateli potvrzení o uveřejnění. Toto potvrzení je opatřeno kvalifikovanou elektronickou pečetí a časovým razítkem dle nařízení eIDAS, čímž zajišťuje právní jistotu a prokazatelnost zveřejnění.

Další podstatnou povinností je dodržení lhůt. Smlouva musí být zaslána ke zveřejnění bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od uzavření. Překročení této lhůty sice samo o sobě nevede k neúčinnosti, avšak pokud není smlouva zveřejněna do tří měsíců od uzavření, je zrušena od počátku. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby obce a města měly nastaveny vnitřní procesy umožňující včasné schválení, digitalizaci a odeslání smluv, a to včetně vyřešení případných otázek anonymizace nebo ochrany obchodního tajemství, aby nedocházelo k prodlení.

Proces zveřejňování musí rovněž reflektovat situace, kdy smlouva obsahuje informace chráněné podle § 3 odst. 1 nebo § 5 odst. 6, například obchodní tajemství nebo utajované skutečnosti. Tyto údaje musí být v elektronickém obraze smlouvy znečitelněny způsobem, který neumožní jejich zpětnou rekonstrukci. Povinný subjekt musí zároveň zajistit, že znečitelnění bude provedeno v souladu s právními předpisy a metodickými pokyny DIA, aby nevznikly pochybnosti o zákonnosti zveřejnění.

Správná aplikace formálních a technických požadavků je pro obce a města zásadní nejen z pohledu právní jistoty, ale také z hlediska efektivity a minimalizace administrativních chyb. V praxi se osvědčilo využívat standardizované šablony smluv odpovídající všem legislativním a technickým kritériím, pravidelné školení zaměstnanců odpovědných za zveřejňování a interní kontrolní mechanismy, které ověřují správnost dat a formátů před odesláním. Pouze důsledné nastavení těchto procesů zajistí, že registr smluv bude plnit svůj účel jako nástroj transparentního hospodaření s veřejnými prostředky, aniž by samosprávy čelily riziku neplatnosti nebo zrušení uzavřených smluv.