Onboarding ve veřejné správě: Efektivní adaptace nových úředníků v prostředí měst a obcí

Ing. Jan Mareš, MPA, LL.M.

Specifika adaptace ve veřejné správě

V kontextu veřejné správy nabývá kvalitní onboarding zvláštního významu. Úředníci měst a obcí se musí orientovat nejen v interních procesech organizace, ale především v složité struktuře právních předpisů, správního řádu a specifických postupů veřejné správy. Dobrá praxe ukazuje, že dobře nastavený adaptační proces může významně zkrátit dobu potřebnou k dosažení plné kompetence úředníka a snížit riziko chyb v správních řízeních.

Pre-onboarding v podmínkách úřadu

Samotný pre-onboarding ve své podstatě začíná již přípravou výběrového řízení, kde se definují přesné požadavky na uchazeče o konkrétní pracovní místo. Po vybrání zaměstnance následuje příprava před jeho nástupem, která zahrnuje specifické aspekty veřejné správy:

• Zajištění přístupů do specializovaných systémů veřejné správy
• Příprava seznamu povinných školení, včetně zkoušky odborné způsobilosti
• Kompletace materiálů týkajících se správních postupů daného odboru
• Seznámení s etickým kodexem úředníka a principy dobré správy
• Příprava harmonogramu adaptačního procesu v souladu s požadavky zákona o úřednících

Strukturovaná adaptace úředníka

První den a týden

Nástupní den začíná formálním uvedením do úřadu, představením vybraným vedoucím pracovníkům a seznámením s nejbližšími spolupracovníky. Součástí nástupního dne je i základní proškolení a přidělení mentora, který bude nového zaměstnance koučovat po dobu celé jeho adaptační doby. Důležité je rovněž vysvětlení organizační struktury úřadu a základních principů fungování veřejné správy. Nový úředník dostává přehled svých kompetencí a odpovědností v kontextu správních činností.

První měsíc

Během prvního měsíce probíhá intenzivní zaškolování v oblasti správního řádu, studování procesů a specifické agendy odboru. Úředník se učí pracovat se správními spisy, seznamuje se s spisovým řádem a začíná se pod dohledem zkušeného kolegy podílet na jednoduchých správních úkonech.

Tři měsíce

Do konce třetího měsíce by měl úředník zvládnout základní administrativní postupy svého odboru a začít se připravovat na zkoušku odborné způsobilosti. Probíhají pravidelné konzultace s vedoucím odboru a mentorem. Na konci tříměsíčního cyklu je třeba vyhodnotit zkušební dobu a rozhodnout o dalším setrvání zaměstnance.

Šest měsíců

Po půl roce se očekává samostatné zvládání běžné agendy. Po skončení šesti měsíců by měl úředník absolvovat povinnou zkoušku odborné způsobilosti, kterou musí složit nejpozději do 18 měsíců po nástupu. Současně se v prvním roce stanovují se další rozvojové cíle v oblasti specializace úředníka. Úředník musí nejen složit zkoušku odborné způsobilosti, ale rovněž prokázat plné zvládnutí svěřené agendy a využívaných SW nástrojů. Mezi důležité dovednosti, které musí úředník prokázat, patří i dovednosti v oblasti soft skills, v oblasti komunikace, se zaměřením na jednání s občany, zvládání konfliktních situací a profesionální vystupování.

Specifické aspekty onboardingu ve veřejné správě

Legislativní rámec – Zvláštní důraz na znalost zákonů, vyhlášek a metodických pokynů. Průběžné sledování legislativních změn a jejich implementace do práce úředníka.

Správní činnosti – Detailní zaškolení v oblasti správního řádu a specifických postupů jednotlivých agend. Důraz na přesnost a dodržování zákonných lhůt.

Etický rozměr – Pochopení role úředníka jako služebníka veřejnosti. Osvojení principů transparentnosti a nestrannosti ve výkonu veřejné správy.

Role klíčových aktérů v adaptačním procesu

Personalista úřadu – Koordinuje celý adaptační proces, zajišťuje administrativu spojenou s nástupem a plánuje povinná školení. Sleduje plnění zákonných požadavků na vzdělávání úředníků.

Vedoucí odboru – Odpovídá za odbornou přípravu úředníka, stanovuje pracovní cíle a hodnotí pokrok v adaptaci. Poskytuje podporu při přípravě na zkoušku odborné způsobilosti.

Mentor/zkušený kolega – Provází nového úředníka každodenní praxí, předává zkušenosti s řešením typických situací a pomáhá s orientací v procesech úřadu.

Měření úspěšnosti adaptace

Kvantitativní ukazatele – příklady

• Úspěšnost při zkouškách odborné způsobilosti
• Počet správně vyřízených správních případů
• Dodržování zákonných lhůt
• Počet oprávněných stížností na práci úředníka

Kvalitativní hodnocení – příklady

• Úroveň orientace v legislativě a interních předpisech
• Kvalita komunikace s občany
• Schopnost samostatného rozhodování
• Zapojení do týmu odboru
• Moderní přístupy v adaptaci úředníků

Kvalitní onboarding ve veřejné správě je klíčový pro zajištění efektivního fungování úřadu a poskytování kvalitních služeb občanům. Specifické požadavky na znalosti a dovednosti úředníků vyžadují systematický přístup k adaptaci, který kombinuje formální vzdělávání s praktickým zácvikem pod vedením zkušených kolegů.

Budoucnost adaptace úředníků směřuje k větší digitalizaci procesů a využívání moderních vzdělávacích metod, při zachování důrazu na osobní rozvoj a etický rozměr práce ve veřejné správě. Úřady, které dokáží efektivně adaptovat své nové zaměstnance, lépe naplňují svou služební roli vůči veřejnosti a přispívají k pozitivnímu vnímání veřejné správy občany.

Dlouhodobá perspektiva adaptace zahrnuje kontinuální vzdělávání úředníků v reakci na měnící se legislativu a rostoucí požadavky na kvalitu veřejných služeb. Investice do kvalitního onboardingu se projevuje ve vyšší efektivitě práce úřadu, nižší chybovosti správních řízení a větší spokojenosti občanů s poskytovanými službami.